Centre de gestion de la confidentialité de l’IIE

L’IIE s’engage à préserver la vie privée et l’intégrité des données personnelles des personnes qui s’engagent avec nous. L’IIE s’efforce de se conformer aux lois applicables en matière de protection des données personnelles, et nous améliorons en permanence nos politiques et procédures de protection des données. Nous vous invitons à nous faire part de vos commentaires par l’intermédiaire du Portail de demande d’informations sur les données personnelles.

Déclaration de confidentialité de l’IIE

La déclaration de confidentialité de l’IIE est conçue pour assurer la transparence de nos pratiques et principes en matière de protection de la vie privée, d’une manière qui permette au public de naviguer, de lire et de comprendre.

Veuillez lire attentivement la déclaration de confidentialité de l’IIE, car elle détaille la manière dont l’IIE peut traiter vos données personnelles. Veuillez noter que les données traitées par l’IIE et la manière dont elles le sont peuvent varier en fonction du programme et/ou de votre engagement avec l’IIE. La présente déclaration ne s’applique pas à la manière dont les tiers définissent les données à caractère personnel ni à la manière dont ils les traitent. Nous vous encourageons à lire leurs déclarations de confidentialité et à connaître vos droits en matière de protection de la vie privée avant d’interagir avec eux.

Date d’entrée en vigueur

23 mai 2023

Note sur les modifications apportées à la présente déclaration

Nous nous réservons le droit de modifier cette déclaration et toute autre politique ou procédure pertinente à tout moment et sans préavis. Si vous continuez à collaborer avec l’IIE, notamment en accédant aux sites web de l’IIE ou en les utilisant après que cette déclaration a été modifiée, nous considérons que vous avez accepté les changements apportés. Nous tiendrons cette déclaration à jour en permanence sur ce site web, où elle est disponible au public et accessible à tout moment. Nous vous recommandons de consulter et de revoir régulièrement cette déclaration afin de vous assurer que vous comprenez comment nous pouvons traiter vos données à caractère personnel.

Définitions

Le terme « personnes » désigne les personnes physiques identifiables.
Les données à caractère personnel désignent toute information concernant une personne physique identifiée ou identifiable (personne concernée) ; une personne physique identifiable est une personne qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à l’identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale de cette personne physique.
Contrôleur de données : L’entité qui détermine les objectifs et les moyens du traitement des données à caractère personnel.
Responsable du traitement des données : L’entité qui traite les données à caractère personnel pour le compte du contrôleur des données.
Traiter ou traitement : La réception, l’envoi, le stockage, le référencement, l’accès ou l’utilisation des données à caractère personnel d’une manière qui relève du champ d’application des lois et réglementations applicables en matière de confidentialité des données, y compris toute loi internationale, nationale ou locale pertinente.
Les sites web de l’IIE font référence aux sites web gérés par l’IIE au nom de ses propres opérations ou de ses sponsors.

Catégories de données à caractère personnel

Catégorie de données personnelles	Exemples/Description de catégorie de données à caractère personnel
Identifiants, identifiants en ligne, informations personnelles identifiables (IPI)	Nom, adresse électronique, coordonnées, numéro de passeport, pièce d’identité délivrée par le gouvernement, âge, numéro de compte bancaire, numéro de compte de crédit.
Classifications protégées, catégories spéciales de données à caractère personnel, informations/données personnelles sensibles, données relatives à la santé	Sexe, orientation sexuelle, origine raciale/ethnique, données sur la structure familiale, santé, condamnations ou infractions pénales, convictions politiques, religieuses ou philosophiques, appartenance à un syndicat, préférences, opinions, intentions, intérêts, données relatives au compte bancaire, revenus.
Internet ou autres activités électroniques	Historique de la navigation et des recherches sur Internet, cookies, localisation et interaction de l’accès à l’application/au site web, temps et géolocalisation de l’employé liés à l’utilisation d’un site web, d’une application ou de l’accès physique aux bureaux de l’IIE.
Sensorielle	Photographies, enregistrements audio, électroniques et visuels – généralement au cours de l’engagement dans le programme ou l’emploi
Informations relatives à la profession, à l’emploi et à l’éducation	Antécédents professionnels, titres d’emploi, salaire, évaluations, références, entretiens, certifications, dossiers scolaires, relevés de notes, écoles fréquentées
Déductions	Toute donnée tirée des catégories susmentionnées pour créer un profil sur un employé reflétant les caractéristiques, les tendances psychologiques, les préférences, les prédispositions, le comportement, les attitudes, l’intelligence, les capacités et les aptitudes de l’employé.

Qui sont les personnes concernées et quelles sont les données personnelles traitées par l’IIE ?

Veuillez noter que ces catégories peuvent se chevaucher dans certains cas.

Sujet des données	Description du sujet des données	Catégorie de données personnelles	Source des données personnelles
Personnes qui visitent les sites web de l’IIE	Les personnes qui accèdent aux sites web de l’IIE, y fournissent des données ou s’y engagent d’une manière ou d’une autre.	Identifiants, identifiants en ligne, IPIInternet ou autres activités électroniquesSensorielle	Personnes qui visitent les sites web de l’IIE
Personnes recevant des communications marketing de l’IIE	Personnes qui ont fourni leurs données dans le but de recevoir du matériel promotionnel et de marketing de l’IIE.	Identifiants, identifiants en ligne, IPI	Personnes qui visitent les sites web de l’IIE, participent à des événements de l’IIE ou fournissent leurs données personnelles à l’IIE d’une autre manière.
Personnes qui représentent les partenaires commerciaux	L’IIE traite les données personnelles des individus et des représentants des organisations qui font des affaires avec l’IIE, tels que les sponsors, les donateurs, les membres, les vendeurs, les prestataires de services, les autres partenaires et les partenaires potentiels.	Identifiants, identifiants en ligne, IPIInternet ou autre activité électronique (en cas d’accès aux systèmes, réseaux ou applications de l’IIE)	Personnes qui représentent les partenaires commerciaux
Personnes qui collaborent avec les programmes de l’IIE	Personnes qui participent aux programmes de l’IIE financés par des sponsors ou par l’IIE lui-même. En voici quelques exemples : Fulbright, Gilman, Boren, Techwomen, Scholar Rescue Fund, Artist Protection Fund et Student Emergency Initiatives.	Identifiants, identifiants en ligne, IPIClassifications protégées, catégories spéciales de données à caractère personnel, informations/données personnelles sensibles, données relatives à la santéSensorielleProfessionnel, Emploi, Éducation	Se référer à : Avec qui l’IIE reçoit-il ou partage-t-il des données à caractère personnel associées au cycle de vie du programme ?
Candidats et personnes internes à l’IIE	Les candidats à l’emploi, les employés, y compris les employés temporaires et les stagiaires, les bénévoles, les membres du conseil d’administration et les dirigeants.	Identifiants, identifiants en ligne, IPIClassifications protégées, catégories spéciales de données à caractère personnel, informations/données personnelles sensibles, données relatives à la santéInternet ou autres activités électroniquesSensorielleProfessionnel, Emploi, ÉducationDéductions	Se référer à : Avec qui l’IIE reçoit-il ou partage-t-il les données personnelles des candidats à l’emploi et des personnes internes à l’IIE ?

Sur quelle base l’IIE traite-t-il les données personnelles ?

L’IIE traite les données à caractère personnel nécessaires à la poursuite de ses intérêts légitimes ou des intérêts légitimes d’autres personnes. Dans la plupart des cas, l’IIE traite également des données à caractère personnel sur la base d’accords contractuels. Les données à caractère personnel peuvent être traitées à condition que les intérêts légitimes ci-dessous ne soient pas supplantés par les intérêts ou les droits ou libertés fondamentaux des personnes qui s’engagent avec l’IIE :

lors de la conclusion ou de l’exécution d’un contrat avec vous et/ou un sponsor du programme pour administrer un programme ;
lors de la conclusion ou de l’exécution d’un contrat avec vous pour fournir un service à l’IIE ou pour que l’IIE vous fournisse un service ;
lors de l’établissement ou de la poursuite d’une relation de travail avec vous ;
lors de l’examen de toute plainte reçue de votre part ou de la part d’autres personnes, à notre sujet ou au sujet de nos fournisseurs de services ; ou
dans le cadre de demandes en justice, de conformité, à des fins réglementaires et d’enquête si nécessaire (y compris la divulgation de ces informations dans le cadre d’une procédure judiciaire ou d’un litige).

Confidentialité et contrôle de l’accès aux données

Vos données personnelles traitées dans le cadre de la présente déclaration sont partagées avec le personnel concerné sur la base du besoin d’en connaître et/ou si cela est nécessaire pour fournir les services que vous avez demandés.

Sécurité des données et réponse aux incidents

L’IIE dispose de procédures de sécurité concernant le traitement des données personnelles.

Nous avons conçu nos procédures de sécurité pour garantir la sécurité, l’intégrité et la confidentialité de vos données personnelles contre tout accès non autorisé ou toute modification, divulgation ou destruction non autorisée. Nous utilisons des contrôles de sécurité raisonnables pour traiter toutes les catégories de données à caractère personnel, y compris les données à caractère personnel sensibles. Nous mettons à jour et testons régulièrement nos systèmes et processus. Ces mesures et exigences sont conformes aux lignes directrices énoncées dans les lois applicables.

Si l’IIE découvre un incident de sécurité ayant un impact sur les données personnelles, nous disposons de personnes, de processus et de technologies dédiés à l’investigation, à l’analyse et à l’exécution d’actions de réponse et de remédiation appropriées. Nous analysons ces faits – dans le contexte des lois, réglementations et obligations contractuelles applicables, ainsi que de l’engagement de l’IIE en matière de confidentialité des données – afin de déterminer si la notification d’un incident est nécessaire pour les personnes concernées ou d’autres parties pertinentes telles que les sponsors ou les régulateurs. L’IIE se conformera à toutes les lois applicables qui exigent la notification d’un incident de sécurité dans les plus brefs délais.

Bien que nous fassions des efforts raisonnables pour empêcher l’accès non autorisé, l’altération, la divulgation ou la destruction des données personnelles, nous ne pouvons pas assurer ou garantir la sécurité des données que vous nous transmettez, des données fournies en ligne ou des données stockées par nous ou par nos fournisseurs de services. Les données personnelles sont transmises à vos propres risques. Nous ne sommes pas responsables de la divulgation de vos données personnelles en raison d’erreurs de transmission ou d’actes de nos fournisseurs de services ou d’autres tiers, ce qui signifie que vous acceptez tous les risques liés à la transmission de données et à l’utilisation d’Internet, y compris le risque que vos données personnelles soient interceptées en cours de route.

Stockage et conservation des données

Vos données personnelles sont stockées par l’IIE sur ses serveurs et sur les serveurs de fournisseurs de services et d’hébergement tiers basés sur le nuage avec lesquels l’IIE collabore.

L’IIE conserve les données à caractère personnel aussi longtemps que nécessaire aux fins décrites dans la présente déclaration. La durée de conservation des données à caractère personnel est déterminée par le type de données, le type de personne concernée par les données et les finalités pour lesquelles les données ont été traitées.

La durée pendant laquelle l’IIE conserve les données à caractère personnel est en outre déterminée par les exigences légales et réglementaires applicables, les obligations contractuelles, les objectifs de sûreté, de sécurité et de prévention de la fraude, ou par des questions liées à une réclamation ou à un litige non résolu.

L’IIE conservera vos données personnelles dans les circonstances suivantes :

pendant la durée nécessaire et pertinente pour atteindre les objectifs pour lesquels les données ont été traitées, en fonction de la base juridique pour laquelle ces données ont été traitées,
jusqu’à ce que nous n’ayons plus d’intérêt légitime dans les données et/ou qu’une réclamation puisse être faite en relation avec notre relation professionnelle avec vous
jusqu’à ce que vous retiriez votre consentement OU
lorsque des obligations légales/réglementaires nous obligent à conserver vos données à caractère personnel.

Nous pouvons conserver tout ou partie des données personnelles à des fins d’analyse commerciale, d’archivage, d’obligations contractuelles ou légales, pour faire appliquer nos conditions générales, ou parce que ces informations sont stockées dans nos systèmes par le biais de processus de sauvegarde ou d’archivage de routine.

Veuillez noter que l’IIE n’est pas responsable de la suppression de vos données personnelles des listes ou des systèmes d’un tiers qui n’est pas lié à nous et qui a précédemment reçu vos données conformément à la présente déclaration.

Note sur les transferts internationaux de données à caractère personnel

L’IIE est une organisation mondiale et peut transférer des données à caractère personnel au-delà des frontières nationales vers d’autres pays, conformément aux lois qui s’appliquent à ces données, pour effectuer des activités de traitement telles que celles décrites dans la présente déclaration. Lorsque la loi l’exige, nous avons mis en place des mécanismes appropriés (tels que des clauses contractuelles types) pour protéger de manière adéquate les données à caractère personnel que nous transférons au-delà des frontières. L’IIE respecte les lois sur le transfert des données personnelles entre les pays afin de garantir la protection de vos données, où qu’elles se trouvent.

Avis aux personnes concernées

Veuillez vous référer à l’avis du sujet des données approprié en fonction de votre engagement avec l’IIE pour comprendre les objectifs et les types de données personnelles que nous traitons, comment nous partageons vos données personnelles et vos droits en matière de protection de la vie privée.

Personnes qui visitent les sites web de l’IIE

Les sites web de l’IIE comprennent ce site web et tout autre site web que l’IIE gère au nom des sponsors du programme. Veuillez vous référer à nos Conditions générales.

Données à caractère personnel et finalités du traitement sur les sites web de l’IIE

Journaux d’interaction avec le site web

Les sites web de l’IIE collectent automatiquement certaines informations et les stockent dans des fichiers journaux. Ces informations peuvent inclure des adresses de protocole Internet (IP), la région ou l’emplacement général où votre ordinateur ou votre appareil accède à Internet, le type de navigateur, le système d’exploitation et d’autres informations relatives à l’utilisation des sites web de l’IIE, y compris un historique des pages que vous avez consultées. Nous pouvons utiliser ces informations pour nous aider à concevoir notre site afin qu’il réponde mieux à vos besoins. Nous pouvons également utiliser votre adresse IP pour aider à diagnostiquer des problèmes avec notre serveur et pour administrer nos sites web IIE, analyser les tendances, suivre les mouvements des visiteurs et recueillir des informations démographiques générales qui nous aident à identifier vos préférences.

L’IIE a un intérêt légitime à comprendre comment les gens s’engagent sur les sites web de l’IIE. Cela permet à l’IIE de fournir un contenu plus pertinent, de communiquer la valeur à nos participants, sponsors et membres corporatifs, et de fournir le personnel approprié pour répondre aux besoins des parties prenantes.

Cookies

Lorsque vous visitez un site web de l’IIE, le site peut demander à votre navigateur de stocker un petit élément de données (fichier texte) appelé cookie sur votre appareil afin de mémoriser des informations vous concernant, telles que vos informations de connexion ou vos préférences d’utilisateur. L’IIE peut également utiliser des cookies pour déterminer la popularité du contenu et analyser le trafic et les tendances du site. Ces cookies sont mis en place par l’IIE et sont appelés cookies de première partie.

Nous pouvons également utiliser des cookies de tiers, c’est-à-dire des cookies provenant d’un domaine différent de celui du site web que vous visitez, à des fins de publicité et de marketing, pour diffuser et mesurer l’efficacité des campagnes publicitaires et, d’une manière générale, pour comprendre les comportements en ligne et les intérêts des personnes qui manifestent de l’intérêt pour les sites web de l’IIE. Ces entités peuvent utiliser des cookies, des balises web, des kits de développement logiciel et d’autres technologies pour identifier les appareils utilisés par les visiteurs des sites web de l’IIE, ainsi que lorsqu’ils visitent d’autres sites et services en ligne.

L’IIE a élaboré une Politique en matière de cookies qui décrit les cookies utilisés sur ce site web et fournit des informations sur la manière dont les utilisateurs peuvent les accepter ou les refuser. Veuillez vous référer à la politique en matière de cookies de tout autre site web de l’IIE que vous visitez pour plus d’informations spécifiques à ce site web.

Comment contrôler et supprimer les cookies

Outil de consentement

Vous pouvez accéder à tout moment à l’outil de consentement aux cookies pour ce site web à partir du lien Paramètres des cookies sur la page Politique en matière de cookies. Chacun des sites web de l’IIE offre cette même possibilité.

Utilisation de votre navigateur

La plupart des cookies utilisés sur les sites web de l’IIE peuvent être activés ou désactivés via notre outil de consentement ou en désactivant les cookies dans votre navigateur. Pour désactiver les cookies par le biais de votre navigateur, suivez les instructions qui se trouvent généralement dans les menus « Aide », « Outils » ou « Modifier » de votre navigateur. Veuillez noter que la désactivation d’un cookie ou d’une catégorie de cookies ne supprime pas le cookie de votre navigateur, à moins qu’elle ne soit effectuée manuellement par le biais de la fonction de votre navigateur.

Autres données personnelles traitées

Vous pouvez visiter les sites web de l’IIE sans avoir à fournir votre nom, votre adresse électronique ou d’autres données personnelles. Certaines fonctions des sites web de l’IIE peuvent inclure des fonctions ou des services qui vous permettent de saisir des données personnelles.

Lorsque vous nous communiquez vos données personnelles par l’intermédiaire des sites web de l’IIE, nous vous informons, à chaque point de collecte, des données requises et de l’objectif de cette collecte. Vous pouvez choisir de ne pas saisir tout ou partie de vos données personnelles, mais dans ce cas, il se peut que nous ne soyons pas en mesure de répondre de manière adéquate à votre demande, de poursuivre la communication avec vous et/ou de vous fournir les services demandés.

En fonction de la raison et de la manière dont vous communiquez avec nous via les sites web de l’IIE, nous utiliserons vos données à caractère personnel de la ou des manières suivantes :

Répondre à vos questions et/ou fournir les informations demandées si vous vous renseignez sur les programmes ou les services de l’IIE ;
Pour vous informer lorsque nous avons besoin de vos données personnelles pour exécuter un accord avec vous ou votre organisation ou pour nous conformer à une obligation légale si vous demandez comment votre organisation pourrait soutenir ou travailler avec l’IIE ;
Pour répondre à votre demande si vous êtes un membre du public et que vous avez des questions sur le recrutement à l’IIE et/ou des questions d’ordre général ;
Pour vérifier votre identité, votre organisation et/ou votre rôle si nous ne vous connaissons pas encore ou si nous ne connaissons pas votre organisation ; ou
Pour partager des informations sur nos programmes, nos services, nos nouvelles et nos événements si vous acceptez de recevoir des communications marketing. Lorsque vous communiquez vos coordonnées pour cette raison, vous consentez à ce que nous vous contactions à ces fins. Nous ne vous enverrons des communications marketing qu’après avoir obtenu votre consentement.

Note sur les forums publics

Les personnes qui visitent les sites web de l’IIE sont seules responsables du contenu qu’elles publient en ligne dans les forums publics. Les forums publics peuvent inclure, sans s’y limiter, des applications de médias sociaux, des salons de discussion, des tableaux d’affichage, des blogs ou d’autres forums accessibles au public qui peuvent être consultés et utilisés par toute personne disposant d’un accès disponible. Sachez que lorsque vous divulguez et transmettez volontairement des données personnelles dans un forum public, ces données peuvent être collectées et utilisées par d’autres personnes. Nous ne pouvons pas contrôler ces utilisations de vos données personnelles et, en utilisant ces services, vous assumez le risque que les données personnelles que vous fournissez puissent être consultées et utilisées par des tiers.

Vous pouvez retirer votre consentement à l’utilisation par l’IIE de vos données personnelles sur les forums publics administrés par l’IIE en modifiant ou en supprimant votre commentaire ou en soumettant une demande via le Portail de demande d’informations sur les données personnelles . Si vous retirez votre consentement, cela ne changera pas la façon dont nous traitions vos données personnelles avant que vous ne retiriez votre consentement, mais le commentaire ne sera plus affiché à l’avenir.

Note aux parents et aux enfants

Nous respectons la Loi américaine sur la protection de la vie privée des enfants en ligne et les lois similaires dans le monde entier. Les sites web de l’IIE ne sont pas spécifiquement destinés aux enfants, nous ne sollicitons pas activement d’informations auprès des enfants et nous ne collectons pas sciemment de données personnelles auprès des enfants sans le consentement des parents. Sauf dans de rares cas (tels qu’une demande de renseignements émanant d’un étudiant universitaire âgé de moins de 18 ans), les sites web de l’IIE ne sont pas destinés aux utilisateurs âgés de moins de 18 ans. Si vous avez moins de 18 ans, vous pouvez nous demander de supprimer tout contenu que vous publiez sur les sites web de l’IIE et qui peut être consulté par un autre utilisateur. Si vous pensez que nous avons collecté des données à caractère personnel auprès d’une personne n’ayant pas atteint l’âge du consentement sans l’autorisation de ses parents, veuillez soumettre une demande via le Portail de demande d’informations sur les données personnelles, et nous traiterons le problème dans les meilleurs délais.

Avec qui l’IIE partage-t-il vos données personnelles ?

Nous pouvons partager vos données personnelles avec

nos bureaux et affiliés de l’IIE
nos prestataires de services et autres tiers qui mettent les sites web de l’IIE à disposition, améliorent leur fonctionnalité ou fournissent des services à l’IIE ou à ses prestataires de services
toute autre personne ou entité que nous mentionnons lorsque vous fournissez vos données à caractère personnel
toute autre personne ou entité nécessaire à la protection des droits ou de la sécurité de l’IIE ou d’autres personnes

Nous ne partagerons ni ne distribuerons vos données à caractère personnel à d’autres personnes d’une manière différente de celle décrite dans la présente déclaration. Nous ne vendrons pas, ne commercialiserons pas et ne louerons pas vos données personnelles sans votre consentement spécifique. Sauf indication contraire expresse dans la présente déclaration, nous ne communiquerons des données à caractère personnel à une autre personne ou société qu’avec votre consentement ou si la loi l’exige ou le permet. Si vos données à caractère personnel sont divulguées à d’autres destinataires que ceux mentionnés dans la présente déclaration, nous vous en informerons au moment de la collecte de vos données à caractère personnel et nous obtiendrons votre consentement.

Personnes recevant des communications marketing de l’IIE

Lorsque vous acceptez de recevoir des communications marketing de notre part, vous consentez à ce que vos données personnelles soient utilisées pour vous contacter par courrier électronique, par courrier direct et/ou par téléphone afin de vous proposer des expériences personnalisées sur le site web de l’IIE et de partager des informations sur des produits, des services, des informations sur les meilleures pratiques, des nouvelles et des événements du secteur, des besoins de financement, et/ou d’envoyer des enquêtes ou d’autres informations sur des produits ou des services développés ou fournis par nous ou par nos partenaires commerciaux.

Nous ne communiquerons pas vos données personnelles à une autre partie pour promouvoir des produits ou des services directement auprès de vous sans votre consentement spécifique.

Si vous avez choisi de recevoir des courriels de marketing et que vous décidez par la suite de ne plus recevoir cette correspondance de notre part, il vous suffit de cliquer sur le lien « Se désabonner » fourni dans ce message électronique ou de contacter directement l’expéditeur du courriel et de demander qu’aucune autre communication ne vous soit envoyée.

Le retrait de votre consentement n’affectera pas l’utilisation que nous faisons des données à caractère personnel avant votre retrait, mais il signifie que nous ne vous contacterons plus à l’avenir. Il peut y avoir un bref délai entre le moment où vous soumettez votre demande d’exclusion et le moment où elle est traitée et reflétée dans nos systèmes, de sorte que vous pouvez continuer à recevoir certaines communications de notre part pendant une période limitée après votre désinscription. Nous nous excusons pour ce désagrément et vous remercions de votre patience.

Veuillez noter que nous pouvons continuer à envoyer des courriels non commerciaux liés à tout compte que vous détenez auprès de nous, à toute demande que vous avez soumise ou à toute transaction ou accord que vous avez conclu avec nous.

À l’exception des données personnelles soumises dans le cadre d’une demande, d’un achat ou d’un don, toute communication ou tout matériel que vous nous transmettez par courrier électronique ou autrement, y compris les données, questions, commentaires, suggestions ou autres, est et sera traité comme non confidentiel.

Si vous n’êtes pas satisfait des options de retrait, veuillez soumettre une demande via le Portail de demande d’informations sur les données personnelles, et nous traiterons rapidement le problème.

Personnes représentant des partenaires commerciaux (particuliers et représentants d’organisations)

L’IIE accorde une grande importance à ses relations commerciales et traite les données personnelles de ses partenaires commerciaux pour des raisons contractuelles. Si un partenaire commercial de l’IIE estime que cela n’est pas reflété dans nos pratiques commerciales, veuillez soumettre une demande via le Portail de demande d’informations sur les données personnelles, et nous traiterons rapidement la question.

Nous ne vendrons pas, ne commercialiserons pas et ne louerons pas vos données personnelles sans votre consentement spécifique. Nous ne vous enverrons pas de courriers au nom d’autres organisations, sauf si vous le demandez.

Nous pouvons recueillir les coordonnées professionnelles, les informations de paiement, l’adresse de facturation et d’autres informations nécessaires pour traiter un cadeau, une inscription à un événement, envoyer un paiement ou recevoir un paiement. Nous pouvons partager des rapports sur les progrès, les activités et d’autres informations relatives au programme.

Nous pouvons utiliser vos données pour nous conformer à la loi ou si nous pensons de bonne foi qu’une telle action est nécessaire pour nous conformer aux exigences de la loi ou à une procédure judiciaire qui nous a été signifiée.

Si vous accédez aux dispositifs, systèmes et réseaux de l’IIE tout au long de votre relation commerciale avec l’IIE, la politique d’utilisation acceptable de l’IIE s’applique à vous. Les utilisateurs des systèmes de l’IIE ne doivent pas s’attendre à ce que leur vie privée soit respectée sur les dispositifs, systèmes et réseaux gérés par l’IIE. L’utilisation non professionnelle des actifs de l’IIE est fortement découragée afin de maximiser la protection des données en séparant les données professionnelles des données personnelles qui ne sont pas nécessaires à l’exécution de la relation professionnelle.

Personnes engagées dans les programmes de l’IIE

L’IIE est chargé par les organisations commanditaires de l’administration des programmes. L’organisme parrain finance le programme et en fixe les grandes orientations, les objectifs et la finalité. L’IIE gère tout ou partie des opérations administratives du programme sous la direction générale de l’organisation de parrainage. L’organisation de parrainage peut également effectuer son propre traitement de données.

Les personnes qui participent aux programmes de l’IIE sont classées dans l’un des types de personnes concernées suivants en raison des différentes exigences en matière de conservation des données selon le niveau d’engagement dans le programme :

Candidats au programme dont la demande n’a pas été soumise
Candidats au programme ayant soumis un dossier de candidature mais n’ayant pas été sélectionnés pour un programme
Participants et anciens participants au programme

Si vous avez des questions ou des préoccupations, veuillez utiliser notre Portail de demande d’informations sur les données personnelles.

Quelles sont les finalités du traitement des données personnelles associées au cycle de vie d’un programme ?

L’IIE ne traitera les données personnelles que lorsque cela est nécessaire et requis pour les objectifs énumérés ou si vous choisissez de nous les fournir volontairement.

Veuillez noter que les scénarios les plus courants dans lesquels l’IIE traite des catégories spéciales de données à caractère personnel sont les suivants : lorsque nous collectons des données médicales afin d’examiner vos antécédents médicaux pour déterminer votre éligibilité à participer à un programme ; vos antécédents criminels lorsque nous sommes tenus d’effectuer une vérification des antécédents ; et les informations concernant les mineurs, si vous emmenez des personnes à charge avec vous et que nous sommes tenus de traiter leurs données pour le parrainage d’un visa ou à d’autres fins. Dans la plupart des cas, nous ne traitons d’autres types d’informations sensibles que si vous nous les fournissez volontairement, par exemple celles visant des opinions religieuses ou politiques dans une dissertation de candidature.

Processus	Description du processus
Examen académique et placement	Lire, examiner, soumettre et/ou analyser les candidatures dans le but de mettre en relation un participant avec un établissement d’accueil, un employeur ou une autre entité.
Gestion des anciens élèves	Gestion des données des participants dont les programmes sont terminés, y compris la production de rapports statistiques, la correspondance des anciens élèves et l’organisation d’événements pour les anciens élèves.
Candidature/Sélection	Recueillir et examiner les candidatures en vue de sélectionner les participants potentiels à un programme et/ou de les informer de leur sélection pour un programme. Veuillez noter que les programmes de l’IIE n’utilisent pas de traitement automatique des données pour ce processus.
Vérification des antécédents	Contrôle automatisé des listes de surveillance gouvernementales et des informations sur les antécédents à des fins de conformité réglementaire.
Gestion des urgences	Assister, répondre et gérer les situations d’urgence pendant la participation au programme.
Gestion des événements	Planifier et/ou exécuter des événements, y compris l’inscription, la programmation des participants ou toute autre activité liée à un événement, notamment à des fins d’enrichissement du programme ou d’engagements externes de l’IIE.
Gestion financière	Traiter les transactions de paiement à destination ou en provenance des participants, des vendeurs ou d’autres bénéficiaires au moyen d’un transfert bancaire tel que l’ACH, les virements électroniques, les chèques ou d’autres méthodes.
Vérification financière	Vérifier la disponibilité de fonds ou de revenus pour couvrir les coûts/dépenses liés au programme, les besoins financiers ou d’autres exigences financières d’un programme.
Adhésion et/ou gestion des assurances/prestations de santé	Inscrire un participant à un régime de soins de santé afin de garantir une couverture en cas de problèmes médicaux ou d’urgences.
Examen médical	Examiner les données médicales afin de déterminer l’admissibilité au visa, d’identifier tout problème susceptible d’affecter la participation à un programme ou à une activité, ou de nécessiter la mise en place de mesures d’adaptation supplémentaires.
Accords des participants	Rédiger, envoyer ou recevoir un document d’accord tel que des conditions d’accord, des conditions de nomination, des contrats de programme ou tout autre type de document d’accord avec les participants au programme.
Gestion des progrès des participants	Collecte et analyse de toutes les données relatives aux études, à l’emploi ou autres, afin de s’assurer qu’un participant satisfait aux exigences d’un programme ou qu’il est en bonne voie pour obtenir une bourse.
Évaluation du programme	Rapport, exportation ou compilation de données dans le but de comprendre ou d’évaluer l’état du programme/des participants, l’impact ou tout autre intérêt légitime lié à l’administration du programme.
Promotion et diffusion du programme	Promouvoir l’IIE et/ou les programmes de l’IIE, y compris la sollicitation de candidatures à des programmes ou le marketing par courrier électronique.
Rapport sur les programmes	Produire et partager des rapports sur les progrès, les activités et d’autres informations relatives au programme.
Création/gestion des archives	Création et conservation d’un enregistrement dans les systèmes de l’IIE, électroniques ou autres, afin de mener à bien l’administration d’un programme.
Assistance fiscale	Préparation ou dépôt des déclarations fiscales pour le compte des participants à l’IIE.
Gestion des voyages	Planification ou réservation de voyages nationaux ou internationaux par l’IIE ou des fournisseurs au nom de l’IIE.
Parrainage de visa	Création, suivi et/ou maintien d’un dossier SEVIS/Parrainage de visa.

Avec qui l’IIE reçoit-il ou partage-t-il des données personnelles associées au cycle de vie du programme ?

Nous pouvons envoyer vos données à caractère personnel à des tiers ou les recevoir de tiers pour mener à bien les processus énumérés ci-dessus. Ces tiers peuvent inclure :

Les sociétés d’évaluation des diplômes universitaires
Les services de tests éducatifs
Les établissements universitaires et de recherche
Les employeurs
Les fournisseurs d’assurance et de santé
Les organisateurs de programmes et de bourses
Les commissions et les postes
Les membres des jurys d’entretien externes et les comités de sélection des prix
Les entreprises de gestion de voyages
Les prestataires de vérification des antécédents et des listes de surveillance
Les services de traduction
Les organismes gouvernementaux

D’autres parties tierces peuvent inclure des conseillers juridiques représentant l’IIE, des cours, des tribunaux, des régulateurs, des autorités gouvernementales et des responsables de l’application de la loi si la loi l’exige ou si l’intérêt légitime de l’IIE est de se conformer aux lois/réglementations applicables.

Comment l’IIE répond-il aux demandes de suppression des données personnelles relatives au cycle de vie des programmes ?

Type de personne concernée	Commentaires sur la conservation des données	Réponse à la demande de suppression
Candidats au programme dont la demande n’a pas été soumise		Supprimer
Candidats au programme ayant soumis un dossier de candidature mais n’ayant pas été sélectionnés pour un programme	La durée du traitement est déterminée par le sponsor et suit les directives du gouvernement américain sur la conservation des données.	Anonymisées ; les informations démographiques sont conservées à des fins d’analyse et/ou de recherche.
Participants et anciens participants au programme	La durée du traitement est déterminée par le sponsor et suit les directives du gouvernement américain sur la conservation des données. En outre, l’IIE doit conserver tous les documents relatifs au programme d’échange de visiteurs des participants entrants pendant au moins trois ans, conformément à la réglementation fédérale américaine.	Conserver conformément au délai de conservation.

Candidats et personnes internes à l’IIE

Les candidats à l’emploi et les personnes internes à l’IIE consentent au traitement des données à caractère personnel dans le cadre de leur candidature et/ou de leur contrat de travail.

Les personnes qui utilisent les appareils, les systèmes et les réseaux de l’IIE ne doivent pas s’attendre à ce que leur vie privée soit respectée sur les biens gérés par l’IIE. L’utilisation non professionnelle des actifs de l’IIE est découragée afin de maximiser la protection des données. L’IIE recommande vivement de séparer les données professionnelles des données personnelles afin de mieux protéger les données personnelles des employés.

Si vous avez des questions ou des préoccupations, veuillez contacter votre partenaire commercial RH ou soumettre une demande sur notre Portail de demande d’informations sur les données personnelles.

Quelles sont les finalités du traitement des données à caractère personnel des personnes qui sont candidates à un emploi ou internes à l’IIE ?

L’IIE ne traitera les données personnelles que lorsque cela est nécessaire et requis pour les objectifs énumérés ou si vous choisissez de les fournir volontairement.

Type de données personnelles sur les RH	Processus	Description du processus
Avantages	· Administration des prestations · Payer/rembourser des dépenses	· Prestations médicales, dentaires, visuelles, de transport, de retraite, pour étudiants, y compris le traitement de l’éligibilité des personnes à charge, le suivi des absences et des congés, la gestion des assurances et des accidents et la fourniture d’informations et de relevés en ligne sur la rémunération totale. · Administration des salaires, gestion de la paie, paiement des dépenses, administration d’autres paiements liés à la rémunération, y compris l’attribution des montants des primes aux individus, à l’administration ou aux pools de primes départementaux.
Conformité	Contrôler l’éligibilité au travail	Contrôler et garantir la conformité de la capacité à travailler dans un lieu donné.
Conformité Famille, Médical	· Traitement des données relatives aux soins de santé · Se conformer à la législation ou aux exigences réglementaires applicables	· Soutien à la gestion des réclamations avec les fournisseurs, éligibilité et conformité des congés familiaux ou médicaux, aptitude au travail/retour au travail après un congé. Peut, le cas échéant, recueillir des informations sur les vaccins ou d’autres antécédents médicaux. · Obligations légales (locales, étatiques et fédérales) et internes de l’entreprise en matière de rapports, y compris les effectifs, les informations de gestion, les données démographiques et les rapports sur la santé, la sûreté, la sécurité et la protection de la vie privée.
Personnel	· Gérer les affectations internationales · Aider en cas d’urgence · Réaliser des examens de performance · Faciliter un meilleur environnement de travail · Tenir à jour les coordonnées des personnes à contacter · Fournir aux employés des services de gestion des ressources humaines, des services financiers et des services de voyage	· Services de relocalisation, documentation des conditions d’affectation, obtention des documents d’intégration nécessaires, mise en place des services des fournisseurs, respect des obligations en matière d’administration et de déclaration fiscales dans le pays d’origine et le pays d’accueil, et prise en compte des exigences en matière de santé. · Mise à jour des coordonnées des personnes à charge en cas d’urgence personnelle ou professionnelle. · Évaluation des performances, planification des carrières, suivi des compétences, mobilité interne, promotions et restructuration du personnel. · Réaliser des enquêtes auprès du personnel, fournir à la direction des données sur les employés et organiser des formations. · Veiller à ce que les coordonnées soient à jour dans les systèmes de l’IIE. · Gestion des données des employés et services de soutien, administration de la cessation d’emploi, procédures d’approbation et d’autorisation, administration et traitement des réclamations des employés, et administration des voyages.
Recrutement	· Recrutement	Vérifications des antécédents liés à l’emploi et rapports sur le programme d’action positive imposé par le gouvernement fédéral.
Systèmes	· Maintenir la sécurité sur les sites web de l’IIE et les actifs connectés au réseau · Contrôler les permis et les titres liés à l’emploi	· Hébergement et maintenance des systèmes et de l’infrastructure informatiques, gestion des logiciels et du matériel de l’IIE, tests de systèmes, tels que le développement de nouveaux systèmes et les tests de systèmes informatiques par les utilisateurs finaux, formation et surveillance du courrier électronique et de l’accès à l’internet. · Fourniture de licences de logiciels à utiliser dans le cadre des responsabilités professionnelles d’un employé, en veillant à ce que les exigences en matière de conformité, de formation, d’examen et autres soient respectées par les organismes de réglementation.

Avec qui l’IIE reçoit-il ou partage-t-il les données personnelles des candidats à l’emploi et des personnes internes à l’IIE ?

Nous pouvons envoyer vos données à caractère personnel à des tiers ou les recevoir de tiers pour mener à bien les processus énumérés ci-dessus. Ces tiers peuvent inclure :

Les employeurs
Les fournisseurs d’assurance et de santé
Les entreprises de gestion de voyages
Les prestataires de vérification des antécédents et des listes de surveillance
Les organismes gouvernementaux
Fournisseur d’hébergement de fichiers pour les employés
Prestataire de services de paie
Prestataire de services de retraite
Consultants en matière de conformité et d’établissement de rapports
Fournisseurs de services d’engagement des employés

Comment l’IIE répond-il aux demandes de suppression des données des candidats et des personnes internes à l’IIE ?

Veuillez noter que la reconnaissance de la politique d’utilisation acceptable et du traitement des données personnelles liées à l’emploi est une condition d’embauche.

Type de personne concernée	Commentaires sur la conservation des données	Réponse à la demande de suppression
Candidats à l’emploi	Les données de recrutement sont conservées sous forme électronique par l’IIE pendant trois ans. Si la personne est embauchée par l’IIE, l’événement de rétention applicable est la date de cessation de la relation de travail. Pour toutes les autres données, l’événement de conservation applicable est la date de l’action du personnel concerné ou la date à laquelle les données ont été créées ou reçues par l’IIE, la date la plus tardive étant retenue.	Conserver conformément au délai de conservation.
Personnes internes à l’IIE	L’événement de rétention applicable est la date de cessation de la relation de travail. Les données relatives au personnel, aux avantages sociaux, aux systèmes et autres données relatives aux ressources humaines sont conservées sous forme électronique pendant six ans.Les données relatives à la famille, aux soins médicaux et à la conformité sont conservées pendant trois ans, pendant 18 ans en cas d’accident du travail et pendant 30 ans en cas d’exposition à des substances toxiques.Les formulaires I-9 des services de citoyenneté et d’immigration des États-Unis sont conservés par l’IIE pendant trois ans à compter de la date d’embauche ou un an à compter de la date de licenciement de l’employé, la date la plus tardive étant retenue.	Conserver conformément au délai de conservation.

Droits des personnes concernées

Vous pouvez adresser des demandes à l’IIE concernant le traitement de vos données à caractère personnel ; vous pouvez retirer votre consentement lorsque vous l’avez initialement donné pour le traitement de vos données à caractère personnel ; vous pouvez exprimer d’autres préoccupations concernant les données à caractère personnel que l’IIE traite dans le cadre de notre engagement, y compris demander que vos données à caractère personnel soient supprimées.

Il existe certaines restrictions, par exemple si le fait de répondre à votre demande risque de révéler des données à caractère personnel concernant une autre personne, ou si vous nous demandez de supprimer des informations que la loi nous oblige à conserver ou que nous avons un intérêt légitime à conserver. L’IIE peut conserver une trace de l’existence de notre relation professionnelle, dans la mesure où et aussi longtemps que la loi l’exige. Par exemple, l’IIE conservera un enregistrement de votre demande de suppression de données personnelles afin de s’assurer que nous répondons à cette demande.

Veuillez noter que les restrictions que vous imposez à l’utilisation, à la divulgation ou au traitement de vos données à caractère personnel peuvent entraîner la perte de l’éligibilité à certains services lorsque le traitement de ces données à caractère personnel est nécessaire à votre participation.

Comment exercer les droits concernant les données personnelles

Veuillez soumettre votre demande en utilisant le Portail de demande d’informations sur les données personnelles de l’IIE. Une fois que vous aurez confirmé votre adresse électronique, l’IIE vérifiera votre identité et traitera votre demande dans les plus brefs délais.

Si vous n’êtes pas satisfait de l’un des aspects du traitement de vos données personnelles par l’IIE, veuillez nous contacter en utilisant le Portail de demande d’informations sur les données personnelles, afin que nous puissions essayer de répondre à votre préoccupation.

Comment l’IIE traite les demandes concernant les données personnelles

Après avoir soumis votre demande de données personnelles, vous recevrez un courriel à l’adresse électronique fournie vous demandant de confirmer votre adresse électronique. Si votre courriel n’est pas confirmé, l’IIE ne traitera pas votre demande de données personnelles.

Une fois l’adresse électronique confirmée, l’IIE transmettra la demande à l’équipe appropriée pour procéder à la vérification de l’identité afin de confirmer votre identité et de confirmer que l’IIE traite vos données à caractère personnel.

L’IIE traitera alors votre demande de manière appropriée. Vous recevrez toutes les notifications et communications par l’intermédiaire du portail de confidentialité de l’IIE.

Nous contacter

Délégué à la protection des données/responsable des griefs de l’IIE

Institute of International Education, Inc.
One World Trade Center, 36th Floor
New York, NY 10007

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