Centro de Confiança IIE
O IIE está empenhado em preservar a privacidade e a integridade dos dados pessoais das pessoas que colaboram connosco. O IIE esforça-se por cumprir as leis de proteção de dados pessoais aplicáveis e melhora continuamente as suas políticas e procedimentos de proteção de dados. Agradecemos o seu feedback através do Portal de Pedidos do Titular dos Dados.
Declaração de Privacidade do IIE
A Declaração de Privacidade do IIE foi concebida para proporcionar transparência nas nossas práticas e princípios de privacidade de uma forma que as pessoas possam navegar, ler e compreender.
Leia atentamente a Declaração de Privacidade do IIE, uma vez que esta especifica as formas como o IIE pode tratar os seus dados pessoais. Tenha em atenção que os dados que o IIE processa e a forma como esses dados são processados podem variar consoante o programa e/ou o seu envolvimento com o IIE. Esta declaração não se aplica à forma como terceiros definem os dados pessoais ou como os tratam. Recomendamos que leia as respetivas declarações de privacidade e conheça os seus direitos de privacidade antes de interagir com eles.
Data de vigência
23 de maio de 2023
Nota sobre alterações a esta declaração
Reservamos o direito de alterar a presente Declaração e quaisquer outras políticas ou procedimentos relevantes em qualquer altura, sem aviso prévio. Se continuar a interagir com o IIE, incluindo o acesso ou a utilização dos sites do IIE após a alteração da presente Declaração, consideramos que aceitou as alterações efetuadas. Manteremos esta Declaração sempre atualizada neste site, onde está disponível ao público e acessível em qualquer altura. Recomendamos que reveja e analise esta Declaração regularmente para garantir que compreende como podemos estar a processar os seus dados pessoais.
Definições
- Pessoas refere-se a pessoas singulares identificáveis.
- Por dados pessoais entende-se qualquer informação relativa a uma pessoa singular identificada ou identificável (titular dos dados); é considerada identificável uma pessoa singular que possa ser identificada, direta ou indiretamente, em especial por referência a um identificador, como por exemplo um nome, um número de identificação, dados de localização, identificadores eletrónicos ou a um ou mais elementos específicos da identidade física, fisiológica, genética, mental, económica, cultural ou social dessa pessoa singular.
- Responsável pelo tratamento de dados: a entidade que determina as finalidades e os meios de processamento dos dados pessoais.
- Processador de dados: a entidade que processa os dados pessoais em nome do responsável pelo tratamento de dados.
- Processar ou Processamento: receber, enviar, armazenar, referenciar, aceder ou utilizar de outra forma os Dados Pessoais de qualquer forma que se enquadre no âmbito das leis e regulamentos de privacidade de dados aplicáveis, incluindo quaisquer leis internacionais, estatais ou locais relevantes.
- Os sites do IIE referem-se a sites geridos pelo IIE em nome das suas próprias operações ou patrocinadores.
Categorias de dados pessoais
| Categoria de dados pessoais | Exemplos/Descrição de categorias de dados pessoais |
| Identificadores, Identificadores online, Informações de Identificação Pessoal (PII) | Nome, endereço de email, dados de contacto, número do passaporte, identificação emitida pelo governo, idade, número da conta bancária, número da conta de crédito |
| Classificações protegidas, categorias especiais de dados pessoais, informações/dados pessoais sensíveis, dados de saúde | Sexo, orientação sexual, origem racial/étnica, dados sobre a estrutura familiar, saúde, condenações ou infrações penais, convicções políticas, religiosas ou filosóficas, filiação sindical, preferências, opiniões, intenções, interesses, dados sobre contas bancárias, rendimentos |
| Internet ou outra atividade eletrónica | Histórico de navegação/pesquisa na Internet, cookies, localização e interação de acesso a aplicações/sites, tempo e geolocalização dos colaboradores relacionados com a utilização de sites da Internet, aplicações ou acesso físico ao gabinete do IIE |
| Sensoriais | Fotografias, gravações áudio, eletrónicas e visuais – normalmente durante a participação em programas ou emprego |
| Informações profissionais, sobre emprego e educação | Histórico de trabalho, cargos, salário, avaliações, referências, entrevistas, certificações, registos de educação, transcrições, escola frequentada |
| Inferências | Quaisquer dados extraídos das categorias acima referidas para criar um perfil sobre um funcionário que reflita as características, tendências psicológicas, preferências, predisposições, comportamento, atitudes, inteligência, capacidades e aptidões do trabalhador |
Quem são os Titulares dos Dados e que dados pessoais são tratados pelo IIE?
Note-se que estas categorias podem sobrepor-se em alguns casos.
| Titular dos dados | Descrição do titular dos dados | Categoria de dados pessoais | Origem dos dados pessoais |
| Pessoas que visitam os sites do IIE | Pessoas que acedem aos sites do IIE, que fornecem dados ou que se envolvem de alguma forma com os mesmos | Identificadores, identificadores online, PIIInternet ou outra atividade eletrónicaSensoriais | Pessoas que visitam os sites do IIE |
| Pessoas que recebem comunicações de marketing do IIE | Pessoas que forneceram os seus dados para efeitos de receção de materiais promocionais e de marketing do IIE | Identificadores, identificadores online, PII | Pessoas que visitam os sites do IIE, participam em eventos do IIE ou fornecem os seus dados pessoais ao IIE de outra forma |
| Pessoas que representam os parceiros comerciais | O IIE processa dados pessoais de indivíduos e representantes de organizações que têm relações comerciais com o IIE, tais como patrocinadores, doadores, membros, fornecedores, prestadores de serviços, outros parceiros e potenciais parceiros | Identificadores, identificadores online, PIIInternet ou outra atividade eletrónica (se aceder a sistemas, redes ou aplicações do IIE) | Pessoas que representam os parceiros comerciais |
| Pessoas que participam nos Programas do IIE | Pessoas que participam em programas do IIE financiados por patrocinadores ou pelo próprio IIE. Os exemplos incluem: Fulbright, Gilman, Boren, Techwomen, Scholar Rescue Fund, Artist Protection Fund e Student Emergency Initiatives | Identificadores, identificadores online, PIIClassificações protegidas, categorias especiais de dados pessoais, informações/dados pessoais sensíveis, dados de saúdeSensoriaisProfissional, Emprego, Educação | Consultar: De quem é que o IIE recebe ou com quem partilha dados pessoais associados ao ciclo de vida do programa? |
| Candidatos a emprego e pessoas internas ao IIE | Candidatos a emprego, funcionários, incluindo funcionários temporários e estagiários, voluntários, membros do Conselho de Administração e dirigentes | Identificadores, identificadores online, PIIClassificações protegidas, categorias especiais de dados pessoais, informações/dados pessoais sensíveis, dados de saúdeInternet ou outra atividade eletrónicaSensoriaisProfissional, Emprego, EducaçãoInferências | Consultar: De quem é que o IIE recebe ou com quem é que partilha dados pessoais de candidatos a emprego e de pessoas internas ao IIE? |
Qual é o fundamento para o tratamento de dados pessoais pelo IIE?
O IIE trata os dados pessoais necessários para prosseguir os seus interesses legítimos ou os interesses legítimos de terceiros. Na maioria dos casos, o IIE também trata dados pessoais com base em acordos contratuais. Desde que os interesses legítimos abaixo indicados não prevaleçam sobre os interesses ou direitos ou liberdades fundamentais das pessoas que colaboram com o IIE, os dados pessoais podem ser tratados:
- ao celebrar ou executar um contrato com o utilizador e/ou um patrocinador do programa para administrar um programa;
- ao celebrar ou executar um contrato com o utilizador para prestar um serviço ao IIE ou para que o IIE preste um serviço ao utilizador;
- ao estabelecer ou manter uma relação de trabalho com o utilizador;
- ao investigar quaisquer reclamações recebidas do utilizador ou de outros, sobre nós ou sobre os nossos fornecedores de serviços; ou
- em relação a reivindicações legais, conformidade, fins regulamentares e de investigação, conforme necessário (incluindo a divulgação de tais informações em relação a processos legais ou litígios).
Controlos da confidencialidade e do acesso aos dados
Os dados pessoais do utilizador tratados ao abrigo da presente declaração são partilhados com o respetivo pessoal com base na necessidade de conhecimento e/ou conforme necessário para prestar os serviços solicitados.
Segurança de dados e resposta a ocorrências
O IIE tem procedimentos de segurança no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais.
Concebemos os nossos procedimentos de segurança para garantir a segurança, integridade e privacidade dos seus dados pessoais contra o acesso não autorizado ou a alteração, divulgação ou destruição não autorizadas. Utilizamos controlos de segurança razoáveis para tratar todas as categorias de dados pessoais, incluindo dados pessoais sensíveis. Atualizamos e testamos os nossos sistemas e processos com regularidade. Estas medidas e requisitos estão em conformidade com as diretrizes estabelecidas ao abrigo da legislação aplicável.
Se o IIE descobrir um incidente de segurança que afete os dados pessoais, temos pessoas, processos e tecnologia dedicados para investigar, analisar e executar ações de resposta e correção adequadas. Analisamos estes factos – no contexto das leis e regulamentos aplicáveis, das obrigações contratuais e do compromisso do IIE com a privacidade dos dados – para determinar se a notificação de ocorrências é necessária para os indivíduos afetados ou para outras partes relevantes, como patrocinadores ou reguladores. O IIE cumprirá todas as leis aplicáveis que exijam a notificação de incidentes de segurança sem atrasos indevidos.
Embora envidemos esforços razoáveis para impedir o acesso não autorizado, a alteração, a divulgação ou a destruição de dados pessoais, não podemos assegurar ou garantir a segurança dos dados que nos transmite, dos dados fornecidos online ou dos dados armazenados por nós ou pelos nossos fornecedores de serviços. Os dados pessoais são enviados por sua conta e risco. Não somos responsáveis pela divulgação dos seus dados pessoais devido a erros de transmissão ou a atos dos nossos fornecedores de serviços ou de terceiros, o que significa que o utilizador aceita todos os riscos associados a qualquer transmissão de dados e utilização da Internet, incluindo o risco de os seus dados pessoais poderem ser intercetados em trânsito.
Armazenamento e retenção de dados
Os seus dados pessoais são armazenados pelo IIE nos seus servidores e nos servidores de fornecedores de serviços e de alojamento de terceiros, baseados na nuvem, com os quais o IIE colabora.
O IIE conserva os dados pessoais durante o tempo necessário para os fins descritos na presente declaração. O período durante o qual conservamos os dados pessoais é determinado pelo tipo de dados, pelo tipo de pessoa a quem os dados dizem respeito e pelas finalidades para as quais os dados foram processados.
O período de tempo durante o qual o IIE conserva os dados pessoais é ainda determinado por requisitos legais e regulamentares aplicáveis, obrigações contratuais, objetivos de segurança, proteção e prevenção de fraudes, ou por questões relacionadas com uma reclamação ou litígio por resolver.
O IIE guardará os seus dados pessoais nas seguintes circunstâncias:
- durante o tempo necessário e pertinente para a prossecução das finalidades para as quais os dados foram tratados, consoante a base jurídica para a qual os dados foram tratados;
- até que não tenhamos mais nenhum interesse legítimo nos dados e/ou possa ser feita uma reclamação em relação à nossa relação profissional com o utilizador;
- até o utilizador retirar o seu consentimento; OU
- se as obrigações legais/regulamentares exigirem que conservemos os seus dados pessoais.
Podemos reter alguns ou todos os dados pessoais para fins de análise comercial, manutenção de registos, obrigações contratuais ou fins legais, para fazer cumprir os nossos Termos e Condições, ou como resultado de tais informações serem armazenadas nos nossos sistemas através de processos de cópia de segurança ou de arquivo de rotina.
Tenha em atenção que o IIE não é responsável pela remoção dos seus dados pessoais das listas ou sistemas de terceiros que não estejam ligados a nós e que tenham recebido previamente os seus dados em conformidade com a presente Declaração.
Nota sobre as transferências internacionais de dados pessoais
O IIE é uma organização global e pode transferir dados pessoais através das fronteiras nacionais para outros países, em conformidade com as leis que se aplicam a esses dados, para realizar atividades de processamento como as descritas na presente Declaração. Sempre que exigido por lei, criámos mecanismos adequados (tais como cláusulas contratuais-tipo) para proteger adequadamente os dados pessoais que transferimos além-fronteiras. O IIE cumpre a legislação relativa à transferência de dados pessoais entre países para ajudar a garantir a proteção dos seus dados, onde quer que se encontrem.
Avisos ao titular dos dados
Consulte o aviso ao titular dos dados adequado, com base na forma como está a interagir com o IIE, para compreender as finalidades e os tipos de dados pessoais que processamos, a forma como partilhamos os seus dados pessoais e os seus direitos de privacidade.
Pessoas que visitam os sites do IIE
Os sites do IIE incluem este site e quaisquer outros sites que o IIE mantenha em nome dos patrocinadores do programa. Consulte os nossos Termos e Condições.
Dados pessoais e finalidades do tratamento nos sites do IIE
Registos de interação com o site
Os sites do IIE recolhem automaticamente determinadas informações e armazenam-nas em ficheiros de registo. As informações podem incluir endereços de protocolo de Internet (IP), a região ou localização geral onde o seu computador ou dispositivo está a aceder à Internet, tipo de navegador, sistema operativo e outras informações sobre a utilização dos sites do IIE, incluindo um histórico das páginas que visualiza. Podemos utilizar estas informações para nos ajudar a conceber o nosso site para melhor satisfazer as suas necessidades. Poderemos também utilizar o seu endereço IP para ajudar a diagnosticar problemas com o nosso servidor e para administrar os nossos sites do IIE, analisar tendências, seguir os movimentos dos visitantes e recolher informações demográficas gerais que nos ajudem a identificar as suas preferências.
O IIE tem um interesse legítimo em compreender a forma como as pessoas interagem com os sites do IIE. Isto ajuda o IIE a fornecer conteúdos mais relevantes, a comunicar valor aos nossos participantes, patrocinadores e membros empresariais e a fornecer pessoal adequado para satisfazer as necessidades das partes interessadas.
Cookies
Quando visita um site do IIE, o mesmo pode pedir ao seu navegador que guarde um pequeno fragmento de dados (ficheiro de texto) denominado cookie no seu dispositivo para recordar informações sobre si, tais como as suas informações de início de sessão ou preferências de utilizador. O IIE pode também utilizar cookies para determinar a popularidade do conteúdo e analisar o tráfego e as tendências do site. Esses cookies são definidos pelo IIE e designados por cookies próprios.
Também podemos utilizar cookies de terceiros, que são cookies de um domínio diferente do domínio do site que está a visitar, para esforços de publicidade e marketing, para fornecer e medir a eficácia das campanhas publicitárias e, de um modo geral, compreender os comportamentos e interesses online das pessoas que demonstram interesse nos sites do IIE. Estas entidades podem utilizar cookies, web beacons, kits de desenvolvimento de software e outras tecnologias para identificar os dispositivos utilizados pelos visitantes dos sites do IIE, bem como quando estes visitam outros sites e serviços online.
O IIE elaborou a Política de Cookies que descreve os cookies utilizados neste site e fornece informações sobre a forma como os utilizadores podem aceitá-los ou rejeitá-los. Consulte a política de cookies de qualquer outro site do IIE que esteja a visitar para obter mais informações específicas sobre o mesmo.
Como controlar e eliminar cookies
Ferramenta de consentimento
Pode aceder à ferramenta de consentimento de cookies para este site a qualquer momento a partir do link Definições de cookies na página Política de Cookies. Cada um dos sites do IIE oferece esta mesma possibilidade.
Utilizar o seu navegador
Muitos dos cookies utilizados nos nossos sites do IIE podem ser ativados ou desativados através da nossa ferramenta de consentimento, ou desativando os cookies através do seu navegador. Para desativar os cookies através do seu navegador, siga as instruções normalmente localizadas nos menus “Ajuda”, “Ferramentas” ou “Editar” do navegador. Note-se que a desativação de um cookie ou de uma categoria de cookies não elimina o cookie do seu navegador, a menos que seja essa ação seja realizada manualmente através da respetiva função do seu navegador.
Outros dados pessoais processados
Pode visitar os sites do IIE sem ter de fornecer o seu nome, endereço de email ou outros dados pessoais. Algumas funcionalidades dos sites do IIE podem incluir funcionalidades ou serviços que lhe permitem introduzir dados pessoais.
Quando nos comunicar os seus dados pessoais através dos sites do IIE, iremos informá-lo, em cada ponto de recolha, sobre os dados necessários e a finalidade da sua recolha. O utilizador pode optar por não introduzir alguns ou todos os dados pessoais, mas se o fizer, poderemos não conseguir responder adequadamente ao seu pedido, comunicar mais com o utilizador e/ou prestar os serviços solicitados.
Dependendo da razão e da forma como comunica connosco através dos sites do IIE, utilizaremos os seus dados pessoais da(s) seguinte(s) forma(s):
- Para responder às suas perguntas e/ou fornecer as informações solicitadas no caso de questões sobre os programas ou serviços do IIE;
- Para informar quando necessitamos dos seus dados pessoais para executar um acordo consigo ou com a sua organização ou para cumprir uma obrigação legal, se nos perguntar como a sua organização pode apoiar ou trabalhar com o IIE;
- Para responder ao seu pedido se for um membro do público com perguntas sobre o emprego no IIE e/ou perguntas de caráter geral;
- Para verificar a sua identidade, organização e/ou função, se ainda não estivermos familiarizados com o utilizador ou a sua organização; ou
- Para partilhar informações sobre os nossos programas, serviços, notícias e eventos, se o utilizador optar por receber comunicações de marketing. Ao partilhar os seus dados de contacto por este motivo, estará a consentir que o possamos contactar para estes fins. Só lhe enviaremos comunicações de marketing com base no seu consentimento.
Nota sobre os fóruns públicos
As pessoas que visitam os sites do IIE são as únicas responsáveis pelo conteúdo que publicam online em fóruns públicos. Os fóruns públicos podem incluir, mas não se limitam a aplicações de redes sociais, salas de conversação, quadros de avisos, blogues ou outros fóruns acessíveis ao público que podem ser vistos e utilizados por qualquer pessoa com acesso disponível. Tenha em atenção que quando divulga e transmite voluntariamente dados pessoais num fórum público, os seus dados pessoais podem ser recolhidos e utilizados por outros. Não podemos controlar essas utilizações dos seus dados pessoais e, ao utilizar esses serviços, o utilizador assume o risco de que quaisquer dados pessoais que forneça possam ser vistos e utilizados por terceiros.
Pode retirar o seu consentimento para que o IIE utilize os seus dados pessoais nos fóruns públicos administrados pelo IIE, alterando ou eliminando o seu comentário ou apresentando um pedido através do Portal de Pedidos do Titular dos Dados. Se retirar o seu consentimento, tal não alterará a forma como tratámos os seus dados pessoais antes de ter retirado o consentimento, mas o comentário não será apresentado no futuro.
Nota para pais e filhos
Cumprimos a Lei de Proteção da Privacidade Online das Crianças dos Estados Unidos e leis semelhantes de todo o mundo. Os sites do IIE não se destinam especificamente a crianças, não solicitamos ativamente informações de crianças e não recolhemos intencionalmente dados pessoais de crianças sem o devido consentimento dos pais. Exceto em casos raros (como um pedido de informação de um estudante universitário com menos de 18 anos), os sites do IIE não se destinam a utilizadores com menos de 18 anos. Se tiver menos de 18 anos, pode solicitar a remoção de qualquer conteúdo que publique nos sites do IIE e que possa ser acedido por outro utilizador. Se acredita que possamos ter recolhido dados pessoais de alguém com idade inferior à idade de consentimento aplicável sem autorização parental, envie um pedido através do Portal de Pedidos do Titular dos Dados e trataremos prontamente da questão.
Com quem é que o IIE partilha os seus dados pessoais?
Podemos partilhar os seus dados pessoais com:
- os nossos escritórios e filiais do IIE;
- os nossos fornecedores de serviços e outros terceiros que disponibilizam os sites do IIE, melhoram a sua funcionalidade ou prestam serviços ao IIE ou aos seus fornecedores de serviços;
- qualquer outra pessoa ou entidade que mencionemos quando o utilizador fornece os seus dados pessoais;
- qualquer outra pessoa ou entidade necessária para proteger os direitos ou a segurança do IIE ou de outros.
Não partilharemos nem distribuiremos os seus dados pessoais a terceiros de formas diferentes das divulgadas na presente declaração. Não venderemos, comercializaremos ou alugaremos os seus dados pessoais, a menos que recebamos o seu consentimento específico. Salvo indicação expressa em contrário na presente declaração, só divulgaremos dados pessoais a outra pessoa ou empresa com o seu consentimento ou se tal for exigido ou permitido por lei. Se os seus dados pessoais forem divulgados a outros destinatários que não os indicados na presente declaração, iremos informá-lo no momento em que recolhermos os seus dados pessoais e obteremos o seu consentimento.
Pessoas que recebem comunicações de marketing do IIE
Ao optar por receber comunicações de marketing da nossa parte, está a dar o seu consentimento para que os seus dados pessoais sejam utilizados para o contactar por email, correio direto e/ou telefone para proporcionar experiências personalizadas no site do IIE e para partilhar informações sobre produtos, serviços, informações sobre boas práticas, notícias e eventos do setor, necessidades de financiamento e/ou enviar inquéritos ou outras informações sobre produtos ou serviços desenvolvidos ou fornecidos por nós ou pelos nossos parceiros comerciais.
Não forneceremos os seus dados pessoais a terceiros para promover produtos ou serviços diretamente ao utilizador sem o seu consentimento específico.
Se tiver optado por receber emails de marketing e mais tarde decidir que não pretende receber esta correspondência da nossa parte, basta clicar no link “Cancelar subscrição” fornecido nessa mensagem de email, ou contactar diretamente o remetente do email e solicitar que não lhe sejam enviadas mais comunicações.
A retirada do seu consentimento não afetará a nossa utilização dos dados pessoais anteriores à sua retirada, mas significa que não o contactaremos no futuro. Poderá haver um breve desfasamento entre o momento em que envia o seu pedido de “exclusão” e o momento em que este é processado e refletido nos nossos sistemas, pelo que poderá continuar a receber determinadas comunicações da nossa parte durante um período de tempo limitado após ter anulado a subscrição. Pedimos desculpa por qualquer incómodo e agradecemos a sua paciência.
Tenha em atenção que poderemos continuar a enviar emails não comerciais relacionados com qualquer conta que tenha connosco, qualquer candidatura que tenha submetido ou qualquer transação ou acordo que tenha celebrado connosco.
Com exceção dos dados pessoais apresentados no âmbito de uma candidatura, compra ou donativo, qualquer comunicação ou material que nos transmita por email ou outro meio, incluindo quaisquer dados, perguntas, comentários, sugestões ou similares, é e será tratado como não confidencial.
Se não estiver satisfeito com as opções de “Autoexclusão”, envie um pedido através do Portal de Pedidos do Titular dos Dados e trataremos prontamente da questão.
Pessoas que representam parceiros comerciais (pessoas singulares e representantes de organizações)
O IIE valoriza as suas relações comerciais e trata os dados pessoais dos parceiros comerciais por razões contratuais. Se algum parceiro comercial do IIE considerar que isto não se reflete nas nossas práticas comerciais, envie um pedido através do Portal de Pedidos dos Titulares dos Dados e trataremos prontamente da questão.
Não venderemos, comercializaremos ou alugaremos os seus dados pessoais, a menos que recebamos o seu consentimento específico. Não lhe enviaremos correspondência em nome de outras organizações, exceto se tal for solicitado.
Podemos recolher detalhes de contacto profissional, informações de pagamento, endereço de faturação e outras informações necessárias para processar um presente, registo de evento, enviar pagamento ou receber pagamento. Podemos partilhar relatórios sobre o progresso, atividades e outras informações relacionadas com o programa.
Podemos utilizar os seus dados para cumprir a lei ou na convicção de boa fé de que tal ação é necessária para cumprir os requisitos da lei ou para cumprir um processo legal que nos tenha sido apresentado.
Se aceder a dispositivos, sistemas e redes do IIE através da relação comercial com o IIE, a Política de Utilização Aceitável do IIE aplica-se a si. Os utilizadores de sistemas IIE não devem ter qualquer expectativa de privacidade nos dispositivos, sistemas e redes geridos pelo IIE. A utilização não comercial dos ativos do IIE é fortemente desencorajada para maximizar a proteção de dados, separando os dados comerciais dos dados pessoais que não sejam necessários para levar a cabo a relação comercial.
Pessoas envolvidas com os programas do IIE
O IIE é contratado por organizações patrocinadoras para efetuar a administração dos programas. A organização patrocinadora financia e define a diretiva de alto nível, os objetivos e a finalidade do programa. O IIE gere algumas ou todas as operações administrativas do programa sob a direção geral da organização patrocinadora. A organização patrocinadora pode também efetuar o seu próprio tratamento de dados.
As pessoas que participam nos programas do IIE são classificadas como um dos seguintes tipos de titulares de dados, devido aos diferentes requisitos de retenção de dados, de acordo com o nível de participação no programa:
- Candidatos ao programa com uma candidatura não submetida
- Candidatos a programas com candidatura apresentada, mas não selecionados para um programa
- Participantes e antigos alunos do programa.
Se tiver dúvidas ou preocupações, utilize o nosso Portal de Pedidos do Titular dos Dados.
Quais são as finalidades do tratamento de dados pessoais associados ao ciclo de vida de um programa?
O IIE só tratará os dados pessoais quando tal for necessário e exigido para os fins indicados ou se o utilizador optar por nos fornecer esses dados voluntariamente.
Tenha em atenção que os cenários mais comuns para o processamento de categorias especiais de dados pessoais pelo IIE são quando recolhemos dados médicos para analisar o seu historial médico e determinar a elegibilidade para participar num programa; o seu registo criminal, quando nos é exigida uma verificação de antecedentes; e informações relativas a menores, se trouxer consigo dependentes e nos for exigido o processamento dos seus dados para efeitos de patrocínio de vistos ou outros. Na maioria dos casos, só processamos outros tipos de informações sensíveis se o utilizador as fornecer voluntariamente, por exemplo, se referir opiniões religiosas ou políticas num ensaio de candidatura.
| Processo | Descrição do processo |
| Revisão académica e colocação | Leitura, revisão, submissão e/ou análise de candidaturas com o objetivo de fazer corresponder um participante a uma instituição de acolhimento, empregador ou outra entidade. |
| Gestão de antigos alunos | Gestão dos dados dos participantes cujos programas terminaram, incluindo a produção de relatórios estatísticos, a correspondência com os antigos alunos e a organização de eventos para os mesmos. |
| Candidatura/Seleção | Recolha e análise de candidaturas para efeitos de seleção de potenciais participantes no programa e/ou notificação da sua seleção para um programa. Tenha em atenção que os programas do IIE não utilizam o processamento automático de dados para este processo. |
| Verificação de antecedentes | Análise automatizada de listas de vigilância governamentais e informações sobre antecedentes para fins de conformidade regulamentar. |
| Gestão de emergências | Assistência, correspondência e tratamento de emergências durante a participação no programa. |
| Gestão de eventos | Planear e/ou executar eventos, incluindo o registo, a marcação de participantes ou quaisquer outras atividades relacionadas com eventos, para efeitos de enriquecimento curricular ou de compromissos externos do IIE. |
| Gestão financeira | Processamento de transações de pagamento de ou para participantes, fornecedores ou outros beneficiários utilizando uma transferência bancária, como ACH, pagamentos eletrónicos, cheques ou outros métodos. |
| Verificação financeira | Verificação da disponibilidade de fundos ou rendimentos para cobrir custos/despesas relacionados com o programa, necessidades financeiras ou outros requisitos financeiros de um programa. |
| Inscrição e ou gestão de seguros/benefícios de saúde | Inscrição de um participante num plano de benefícios de saúde para garantir a cobertura de problemas médicos ou emergências. |
| Revisão médica | Análise de dados médicos para determinar a elegibilidade para o visto, identificando quaisquer problemas que possam afetar a participação num programa ou atividade, ou que exijam a obtenção de acomodações adicionais. |
| Acordos de participantes | Redação, envio ou receção de um documento de acordo, como Termos de Acordo, Termos de Nomeação, Contratos de Programa ou qualquer outro tipo de documento contratual com os participantes do programa. |
| Gestão do progresso dos participantes | Recolha e análise de quaisquer dados académicos, de emprego ou outros para garantir que um participante cumpre os requisitos de um programa ou está no bom caminho para a conclusão bem sucedida de uma atribuição. |
| Avaliação do programa | Relatórios, exportação ou compilação de dados para efeitos de compreensão ou avaliação do estado do programa/participantes, impacto ou qualquer outro interesse legítimo relacionado com a administração do programa. |
| Promoção e divulgação do programa | Promoção do IIE e/ou dos programas do IIE, incluindo a solicitação de candidaturas a programas ou marketing por email. |
| Relatórios de programas | Elaboração e partilha de relatórios sobre os progressos, as atividades e outras informações relacionadas com o programa. |
| Criação/Gestão de registos | Criação e manutenção de um registo nos sistemas do IIE, eletrónicos ou não, para levar a cabo a administração de um programa. |
| Assistência fiscal | Preparação ou apresentação de declarações fiscais em nome dos participantes no IIE. |
| Gestão de viagens | Planeamento ou reserva de viagens nacionais ou internacionais pelo IIE ou por fornecedores em nome do IIE. |
| Patrocínio de vistos | Criação, controlo e/ou manutenção de um registo SEVIS/Contribuição para Visto. |
De quem é que o IIE recebe ou com quem é que partilha dados pessoais associados ao ciclo de vida do programa?
Podemos enviar ou receber os seus dados pessoais de terceiros para efetuar os processos acima referidos. Estes terceiros podem incluir:
- Empresas de avaliação de credenciais académicas
- Serviços de testes educativos
- Instituições académicas e de investigação
- Empregadores
- Seguradoras e prestadores de cuidados de saúde
- Patrocinadores de programas e bolsas
- Comissões e cargos
- Júris de entrevistas externas e comités de seleção de atribuições
- Empresas de gestão de viagens
- Fornecedores de verificação de antecedentes e de listas de observação
- Serviços de tradução
- Agências governamentais
Outros terceiros podem incluir consultores jurídicos que representem o IIE, tribunais, reguladores, autoridades governamentais e funcionários responsáveis pela aplicação da lei, se tal for exigido por lei ou pelo interesse legítimo do IIE em cumprir as leis/regulamentos aplicáveis.
Como é que o IIE responde aos pedidos de eliminação dos dados pessoais do ciclo de vida do programa?
| Tipo de titular de dados | Comentários sobre a conservação de dados | Resposta ao pedido de eliminação |
| Candidatos ao programa com uma candidatura não submetida | Eliminar | |
| Candidatos a programas com candidatura apresentada, mas não selecionados para um programa | A duração do processamento é determinada pelo patrocinador e segue as diretrizes do governo dos EUA sobre a retenção de dados. | Anonimizados; informações demográficas retidas para fins analíticos e/ou de investigação |
| Participantes e antigos alunos do programa. | A duração do processamento é determinada pelo patrocinador e segue as diretrizes do governo dos EUA sobre a retenção de dados. Além disso, o IIE tem de conservar todos os registos relacionados com o programa de acolhimento de visitantes de intercâmbio dos participantes durante, pelo menos, três anos, de acordo com os regulamentos federais dos EUA. | Conservar de acordo com o período de retenção. |
Candidatos a emprego e pessoas internas ao IIE
Os candidatos a emprego e as pessoas internas do IIE autorizam o tratamento de dados pessoais no âmbito da sua candidatura e/ou do seu contrato de trabalho.
As pessoas que utilizam dispositivos, sistemas e redes do IIE não devem ter qualquer expectativa de privacidade nos bens geridos pelo IIE. A utilização não profissional dos ativos do IIE é desencorajada para maximizar a proteção dos dados. O IIE recomenda vivamente que os dados comerciais sejam separados dos dados pessoais para proteger ainda mais os dados pessoais dos funcionários.
Se tiver dúvidas ou preocupações, contacte o seu parceiro de negócios de RH ou envie um pedido através do nosso Portal de Pedidos do Titular dos Dados.
Quais são as finalidades do tratamento dos dados pessoais das pessoas que são candidatos a emprego ou internas ao IIE?
O IIE só tratará os dados pessoais quando tal for necessário e exigido para os fins indicados, ou se o utilizador optar por fornecê-los voluntariamente.
| Tipo de dados pessoais de RH | Processo | Descrição do processo |
| Benefícios | · Administração de regalias · Pagamento/Reembolso de regalias | · Prestações médicas, dentárias, oftalmológicas, de deslocação, de reforma e de estudante, incluindo o processamento da elegibilidade dos dependentes, a monitorização de ausências e baixas, a gestão de seguros e acidentes e o fornecimento online de informações e extratos de recompensa totais. · Administração de salários, gestão de folhas de pagamento, pagamento de despesas, administração de outros pagamentos relacionados com a remuneração, incluindo a atribuição de montantes de bónus a indivíduos, administração ou grupos de bónus departamentais. |
| Conformidade | Monitorização da elegibilidade para trabalhar | Controlo e garantia do cumprimento da capacidade de trabalhar num determinado local. |
| Conformidade Familiar, Médica | · Processamento de dados relativos aos cuidados de saúde · Cumprimento da legislação aplicável ou dos requisitos regulamentares | · Apoio à gestão de pedidos de indemnização junto de fornecedores, elegibilidade e cumprimento de licenças familiares ou médicas, aptidão para o trabalho/regresso ao trabalho após a licença. Pode recolher informações sobre vacinação ou outros antecedentes médicos, quando necessário. · Obrigações legais (locais, estatais e federais) e de comunicação interna da empresa, incluindo o número de efetivos, informações de gestão, dados demográficos e relatórios sobre saúde, segurança e privacidade. |
| Pessoal | · Administração de missões internacionais · Assistência em caso de emergência · Condução de avaliações de desempenho · Facilitação de um melhor ambiente de trabalho · Manutenção de dados de contacto · Prestação de serviços de gestão de recursos humanos, financeiros e de viagens aos funcionários | · Serviços de relocalização, documentação dos termos e condições de atribuição, obtenção de documentação de integração relevante, iniciação de serviços de fornecedores, cumprimento das obrigações de administração e registo de impostos do país de origem/país de acolhimento e cumprimento dos requisitos de saúde. · Manutenção dos dados de contacto dos dependentes em caso de emergência pessoal ou profissional. · Avaliações de desempenho, planeamento de carreiras, acompanhamento de competências, mobilidade interna, promoções e reestruturação do pessoal. · Realização de inquéritos ao pessoal, fornecimento de dados aos quadros superiores sobre os trabalhadores e realização de ações de formação. · Manutenção de informações de contacto atualizadas nos sistemas do IIE. · Manutenção dos dados dos funcionários e serviços de apoio, administração da separação do emprego, procedimentos de aprovação e autorização, administração e tratamento dos pedidos de indemnização de funcionários e administração das viagens. |
| Recrutamento | · Recrutamento | Verificação de antecedentes e controlos relacionados com o emprego, juntamente com os relatórios do programa de ação afirmativa obrigatório a nível federal. |
| Sistemas | · Manutenção da segurança dos sites do IIE e dos ativos ligados à rede · Monitorização das licenças e credenciais relacionadas com o trabalho | · Alojamento e manutenção de sistemas e infraestruturas informáticas, gestão dos ativos de software e hardware do IIE, testes de sistemas, tais como o desenvolvimento de novos sistemas e testes de sistemas informáticos para utilizadores finais, formação e acompanhamento do acesso à Internet e ao email. · Fornecimento de licenças de software para utilização no decurso das responsabilidades relacionadas com o trabalho de um funcionário, assegurando o cumprimento dos requisitos de conformidade, formação, exame e outros requisitos junto das entidades reguladoras. |
De quem é que o IIE recebe ou com quem é que partilha os dados pessoais dos candidatos a emprego e das pessoas internas ao IIE?
Podemos enviar ou receber os seus dados pessoais de terceiros para efetuar os processos acima referidos. Estes terceiros podem incluir:
- Empregadores
- Seguradoras e prestadores de cuidados de saúde
- Empresas de gestão de viagens
- Fornecedores de verificação de antecedentes e de listas de observação
- Agências governamentais
- Fornecedor de alojamento de ficheiros para funcionários
- Prestador de serviços de pagamento ao pessoal
- Prestador de serviços de reforma
- Consultores em matéria de conformidade e de elaboração de relatórios
- Prestadores de serviços de envolvimento dos trabalhadores
Outros terceiros podem incluir consultores jurídicos que representem o IIE, tribunais, reguladores, autoridades governamentais e funcionários responsáveis pela aplicação da lei, se tal for exigido por lei ou pelo interesse legítimo do IIE em cumprir as leis/regulamentos aplicáveis.
Como é que o IIE responde aos pedidos de eliminação de dados de candidatos a emprego e de pessoas internas ao IIE?
Note-se que a aceitação da Política de Utilização Aceitável e do processamento de dados pessoais relacionados com o emprego é uma condição de emprego.
| Tipo de titular de dados | Comentários sobre a conservação de dados | Resposta ao pedido de eliminação |
| Candidatos a emprego | Os dados relativos ao recrutamento serão conservados em formato eletrónico pelo IIE durante três anos. Se a pessoa for contratada pelo IIE, o evento de retenção aplicável é a data de cessação da relação laboral. Para todos os outros dados, o evento de retenção aplicável é a data da ação pessoal envolvida ou a data em que os dados foram criados ou recebidos pelo IIE, consoante a que for mais recente. | Conservar de acordo com o período de retenção. |
| Pessoas internas ao IIE | O Evento de Retenção aplicável é a data de cessação da relação laboral. Os dados relativos ao pessoal, às prestações sociais, aos sistemas e outros dados de RH são conservados em formato eletrónico durante seis anos.Os dados familiares, médicos e de conformidade são conservados durante três anos, 18 anos nos casos de indemnização dos trabalhadores e 30 anos nos casos de exposição a substâncias tóxicas.Os formulários I-9 dos Serviços de Cidadania e Imigração dos EUA (U.S. Citizenship and Immigration Services Employment Eligibility to Work) são conservados pelo IIE durante três anos a partir da data de contratação, ou um ano a partir da data de rescisão do contrato de trabalho do funcionário, consoante a que for posterior. | Conservar de acordo com o período de retenção. |
Direitos do titular de dados
O utilizador pode colocar questões ao IIE relativamente ao tratamento dos seus dados pessoais; pode retirar o consentimento, caso o tenha dado inicialmente, para o tratamento dos seus dados pessoais; pode abordar outras questões relativas aos dados pessoais que o IIE trata no âmbito da nossa colaboração, incluindo solicitar a eliminação dos seus dados pessoais.
Existem algumas limitações, por exemplo, se a satisfação do seu pedido revelar dados pessoais de outra pessoa, ou se nos pedir para apagar informações que sejamos obrigados por lei a manter ou que tenhamos interesse legítimo em manter. O IIE pode conservar um registo da existência da nossa relação profissional, na medida em que e enquanto formos obrigados por lei a fazê-lo. Por exemplo, o IIE conservará um registo do seu pedido de eliminação de dados pessoais para garantir que damos seguimento ao mesmo.
Tenha em atenção que as restrições que impõe à utilização, divulgação ou tratamento dos seus dados pessoais podem resultar na perda de elegibilidade para determinados serviços em que o tratamento desses dados pessoais é necessário para a sua participação.
Como exercer os seus direitos de titular de dados
Envie o seu pedido através do Portal de Pedidos do Titular dos Dados do IIE. Depois de confirmar o seu endereço de email, o IIE verificará a sua identidade e processará o seu pedido o mais rapidamente possível.
Se não estiver satisfeito com algum aspeto do tratamento dos seus dados pessoais pelo IIE, contacte-nos através do Portal de Pedidos do Titular dos Dados para que possamos tentar resolver o seu problema.
Como o IIE processa os pedidos dos titulares de dados
Depois de enviar o seu Pedido de Titular de Dados, receberá uma mensagem de email para o endereço fornecido, pedindo-lhe que confirme o seu endereço de correio eletrónico. Se o seu email não for confirmado, o IIE não processará o seu Pedido de Titular de Dados.
Assim que o endereço de correio eletrónico for confirmado, o IIE encaminhará o pedido para a equipa adequada para efetuar a Verificação de Identidade para confirmar a sua identidade e que o IIE está a processar os seus dados pessoais.
O IIE tratará então do seu pedido de forma adequada. Receberá todas as notificações e comunicações através do Portal de Privacidade do IIE.
Contacte-nos
Responsável pela Proteção de Dados do IIE/Reclamações
Institute of International Education, Inc.
One World Trade Center, 36th Floor
New York, NY 10007