IIEトラストセンター

IIEは、IIEに関わる人々のプライバシーと個人情報の保護に取り組んでいます。IIEは、適用される個人データ保護法に努め、データ保護方針とその手順を継続的に改善しています。データ対象者リクエストポータルから、お客様のご意見をぜひお送りください。

IIEプライバシーステートメント
IIEのプライバシーステートメントは、IIEの個人データの取り扱いについて、透明性を確保し、万人が読みやすく、理解しやすいよう作成されています。

IIEプライバシーステートメントには、IIEがお客様の個人データをどのように処理するかが詳細に記載されているため、内容をよくお読みください。IIEがどのようなデータをどのように処理するかは、プログラムおよび/またはIIEとの関わり方によっても異なります。本ステートメントには第三者による個人データの定義および処理方法が適用されません。第三者とやり取りをする前に、第三者のプライバシーに関するステートメントを読み、ご自身のプライバシーの権利を確認することを推奨します。

発効日

2023年5月23日

本ステートメントの変更に関する注意事項

IIEは、本ステートメントおよびその他の関連するポリシーまたは手順を、利用者に通知することなくいつでも変更する権利を留保します。本ステートメントが変更された後も、IIEのウェブサイトへのアクセスや利用を含め、IIEとの関わりを継続する場合、利用者は変更に同意したものとみなされます。IIEは本ステートメントを常に最新の状態に保ち、本ウェブサイト上で公開し、いつでもアクセスできるようにします。お客様は、本ステートメントを定期的に見直し、確認することで、当社がどのようにお客様の個人データを処理しているかを理解しておくことが推奨されます。

定義

個人データの分類

個人データの分類個人データ区分   例/説明
識別子、オンライン識別子、個人を特定できる情報 (PII)氏名、電子メールアドレス、連絡先、パスポート番号、政府発行の身分証明書、年齢、銀行口座番号、クレジットカード番号
保護されるべき分類、個人データの特別な分類、機微な個人情報/データ、健康データ性別、性的指向、人種/民族的出身、家族構成データ、健康状態、犯罪または違反歴、政治的、宗教的または哲学的信条、労働組合への加盟状況、嗜好、意見、意思、関心、銀行口座データ、収入
インターネットまたはその他の電子的活動インターネットの閲覧/検索履歴、Cookie、アプリケーション/ウェブサイトへのアクセス場所とインタラクション、インターネットウェブサイト、アプリケーションの使用またはIIEオフィスへの物理的アクセスに関連する従業員の時間と位置情報
知覚情報写真、音声、電子的、視覚的記録（通常、プログラムへの参加中または雇用中）
職業、雇用状況、教育関連情報職歴、役職、給与、評価、推薦状、面接、資格、教育記録、成績証明書、在籍していた学校
推測に基づくもの従業員の特性、心理的傾向、嗜好、素質、行動、態度、知能、能力、適性を反映した従業員に関するプロファイルを作成する目的で上記の分類から抽出されたデータ

「データ対象者」とは誰か？また、IIEはどのような個人データを取り扱うのか？

これらの分類は場合によっては重複することがあります。ご了承ください。

データ対象者データ対象者の説明個人データの分類個人データの出所
IIEのウェブサイト訪問者IIEのウェブサイトにアクセスしたり、データを提供したり、IIE ウェブサイトに何らかの形で関与している人々識別子、オンライン識別子、PIIインターネットまたはその他の電子的活動知覚情報IIEのウェブサイト訪問者
IIEからマーケティング情報を受け取っている人々IIEから宣伝およびマーケティング資料を受ける目的でデータを提供された人々識別子、オンライン識別子、PIIIIEのウェブサイト訪問者、IIEのイベントに参加している人々、その他の方法でIIEに個人情報を提供している人々
取引先の代表者IIEは、スポンサー、寄付者、会員、ベンダー、サービスプロバイダー、その他のパートナーおよび潜在的なパートナーなど、IIEと取引のある組織の個人および代表者の個人情報を取り扱います識別子、オンライン識別子、PIIインターネットまたはその他の電子的活動（IIE システム、ネットワーク、またはアプリケーションにアクセスする場合）  取引先の代表者
IIEのプログラムに関わっている人々スポンサーまたはIIEが資金を提供しているIIEプログラムに関わっている人々。これには例えば、以下のようなもの挙げられます。フルブライト、ギルマン、ボーレン、テックウーマン、奨学生救済基金、芸術家保護基金、学生緊急イニシアチブなど識別子、オンライン識別子、PII保護されるべき分類、個人データの特別な分類、機微な個人情報/データ、健康データ知覚情報専門職、就職、教育参照：IIE は、プログラムのライフサイクルに関連する個人データを誰と受信または共有するか？  
求職者とIIEの内部関係者求職者、派遣社員やインターンを含む従業員、ボランティア、運営委員会の委員、役員識別子、オンライン識別子、PII保護されるべき分類、個人データの特別な分類、機微な個人情報/データ、健康データインターネットまたはその他の電子的活動知覚情報専門職、就職、教育推測に基づくもの参照：IIEは、求職者およびIIE内部関係者の個人データを誰と受信または共有するのか？    

IIEが個人データを処理できる根拠は何か？

IIEは、当社の正当な利益または他者の正当な利益を追求する目的で、それに必要な個人情報を取り扱います。また、多くの場合、IIEは契約上の合意に基づいて個人データを取り扱います。以下に挙げる正当な利益が、IIEに関わる人々の利益または基本的権利もしくは自由によって優先されない限り、IIEは個人情報を処理することができます。

機密保持およびデータアクセス管理

本ステートメントに基づいて処理されたお客様の個人データは、知る必要がある場合、および/またはお客様が要求したサービスの提供に必要な場合に、各担当者と共有されます。

データセキュリティと事故対応

IIEは、個人データの処理に関するセキュリティ手順を定めています。

IIEは、不正アクセスや不正な改ざん、開示、破壊から個人データの安全性、完全性、プライバシーを確保するためのセキュリティ手順を策定しています。当社は、センシティブな個人データを含むあらゆる分類の個人データを取り扱うため、合理的なセキュリティ管理方法を採用しています。当社は、当社のシステムおよびプロセスを定期的に更新し、それらをテストしています。これらの対策および要件は、適用法の下で定められたガイドラインに準拠したものです。

IIEは、個人データに影響を与えるセキュリティインシデントを発見した場合に備えて、調査、分析、適切な対応措置と修復を実行するための専任の人材、プロセス、技術を有しています。当社は、これらの事実を、適用法、規制、契約上の義務、データプライバシーに対するIIEのコミットメントの観点から分析し、影響を受ける個人やスポンサー、規制当局などのその他の関係者に対して、インシデントの通知が必要かどうかを判断します。IIEは、セキュリティインシデントの通知を必要とするすべての適用法を過度の遅延なく遵守します。

当社は、個人データへの不正アクセス、改ざん、開示または破壊を防止するために合理的な努力を払いますが、お客様が当社に送信したデータ、オンラインで提供されたデータ、当社または当社のサービスプロバイダーが保管するデータのセキュリティを保証することはいたしかねます。個人データはお客様自身の責任の元に送信してください。当社は、送信中のエラー、当社のサービスプロバイダーまたはその他の第三者の行為による個人データの開示についての責任を負うことはありません。これはつまり、お客様は、お客様の個人データが送信中に傍受されるリスクを含め、あらゆるデータ送信およびインターネット使用に関連するすべてのリスクを受け入れるということです。

データの保管と保持

お客様の個人データは、IIEによってIIEのサーバーおよびIIEが提携しているクラウドベースのサードパーティによるホスティングサービスプロバイダーのサーバーに保管されます。

IIEは、本ステートメントに記載された目的に必要な期間、個人データを保管します。IIEが個人データを保持する期間は、データの種類、データが関連するデータ対象者の種類、およびデータが処理された目的によって決まります。

さらに、IIEが個人データを保持する期間は、適用される法律および規制上の要件、契約上の義務、安全、セキュリティ、詐欺防止の目的、または未解決のクレームや紛争に関する問題によっても決定が下されます。

IIEは以下の状況下でお客様の個人データを保存します。

IIEは、ビジネスの分析、記録管理、契約上の義務や法的目的、利用規約の執行、または定期的なバックアップやアーカイブ処理により、そのような情報がIIEのシステムに保存されることを目的として、一部またはすべての個人データを保持することがあります。

IIEは、本ステートメントに従って以前にお客様のデータを提供した、当社とは関係のない第三者機関のリストやシステムからお客様の個人データを削除する責任を負うことはありませんので、ご了承ください。

個人データの国際的な移転に関する注意事項

IIEはグローバルな組織であり、本ステートメントに記載されているような処理活動を行う目的で、個人データを、そのデータに適用される法律に準拠した上で、国境を越えて他国に転送することがあります。IIEには、法律で義務付けられている場合、国境を越えて転送する個人データを適切に保護するための適切な仕組み（標準的な契約条項など）が導入されています。IIEは、お客様のデータがどこであろうと確実に保護されるよう、国家間の個人データの転送に関する法律を遵守します。

データ対象者への通知

IIEが処理する個人データの目的と種類、個人データの共有方法、プライバシー権について理解するには、IIEとの関わり方に応じた適切なデータ対象者に関する通知をご参照ください。

IIEのウェブサイト訪問者

IIEのウェブサイトには、本ウェブサイトおよびIIEがプログラムスポンサーに代わって管理しているその他のウェブサイトが含まれます。これについては、当社の利用規約をご参照ください。

IIEのウェブサイトにおける個人データとそれを処理する目的

ウェブサイトの利用ログ

IIEのウェブサイトは特定の情報を自動的に収集し、ログファイルに保存します。これらの情報には、インターネットプロトコル（IP）アドレス、お客様のコンピューターまたはデバイスがインターネットにアクセスしている地域または一般的な位置情報、ブラウザの種類、オペレーティングシステム、その他IIEウェブサイトの利用状況に関する情報（お客様が閲覧したページの履歴を含む）が含まれることがあります。IIEは、お客様のニーズにより適したサイトの設計をするためにこれらの情報を利用することがあります。IIEはまた、サーバーに関する問題の診断やIIEのウェブサイトの管理、トレンド分析、訪問者の動きの追跡、利用者の嗜好を特定するための広範な人口統計学的情報の収集のために、IPアドレスを使用することがあります。

IIEは、人々がIIEのウェブサイトをどのように利用しているかを理解することに正当な関心があります。これは、IIEがより適切なコンテンツを提供し、参加者、スポンサー、法人会員に価値を伝え、利害関係者のニーズを満たすのに適切な人材を提供することに役立ちます。

Cookie

IIEのウェブサイトでは、ログイン情報やユーザー設定など、お客様に関する情報を記憶するために、お客様のブラウザにCookie（クッキー）と呼ばれる小さなデータ（テキストファイル）を保存するよう求めることがあります。また、IIEは、コンテンツの人気を判断し、サイトのトラフィックや傾向を分析するためにこのCookieを使用することがあります。これらのCookieはIIEによって設定され、ファーストパーティCookieと呼ばれます。

IIEはまた、広告やマーケティング活動、広告キャンペーンの配信と効果測定、IIEウェブサイトへの関心を示す人々のオンライン上での行動や関心の概要を把握するために、サードパーティCookie（閲覧しているウェブサイトのドメインとは異なるドメインからのCookie）を使用することがあります。これらの事業体は、Cookie、ウェブビーコン、ソフトウェア開発キットやその他の技術を使用して、IIEウェブサイトへの訪問者が使用するデバイスを特定したり、他のオンラインサイトやサービスを訪問したりすることがあります。

IIEは、このウェブサイトで使用されるCookieについて説明し、ユーザーがCookieを受け入れるか拒否するかについての情報を提供するCookieポリシーを作成しています。その他のIIEウェブサイトのCookieポリシーについては、該当するウェブサイトをご参照ください。

Cookieの制御と削除方法

同意ツール

本ウェブサイトのCookie同意ツールは、CookieポリシーページのCookie設定リンクからいつでもアクセス可能です。同様の機能は、IIEの各ウェブサイトでも提供しております。

ブラウザの使用

IIEのウェブサイトで使用しているCookieの多くは、同意ツールまたはブラウザを使ってCookieを無効にすることで有効または無効にすることができます。ブラウザでCookieを無効にするには、通常、お使いのブラウザの「ヘルプ」、「ツール」、「編集」メニューの指示に従って操作してください。CookieまたはCookieのカテゴリーを無効にしても、ブラウザの機能で手動で完了しない限りCookieはブラウザから削除されませんので、ご注意ください。

その他の個人データ

IIEのウェブサイトでは、氏名、メールアドレス、その他の個人情報を入力する必要はありません。IIEのウェブサイトの機能の一部には、個人データの入力を許可する機能やサービスが含まれている場合があります。

お客様がIIEのウェブサイトを通じて個人データを提供する場合、IIEは各データを収集する時点で、どのようなデータが必要であり、どのような目的で収集するかをお知らせいたします。一部またはすべての個人データを入力しないという選択も可能ですが、その場合、お問い合わせへの適切な回答、連絡、サービスの提供ができなくなる恐れがあります。

当社は、お客様がIIEのウェブサイトを通じて当社と連絡を取る理由や方法に応じて、以下の目的でお客様の個人情報を利用します。

公開フォーラムに関する注意事項

IIEのウェブサイト訪問者は、公開フォーラムにオンラインで投稿するコンテンツについての全責任を負うものとします。公開フォーラムには、ソーシャルメディアアプリケーション、チャットルーム、掲示板、ブログ、その他一般にアクセス可能なフォーラムが含まれますが、これらに限定されません。お客様がパブリックフォーラム内で自発的に個人データを開示および送信した場合、お客様の個人データは他者によって収集および使用される可能性がある点にご留意ください。当社がお客様の個人データのそのような使用を管理することはできません。前記のサービスを利用することにより、お客様は、提供した個人データが第三者に閲覧および使用される可能性があるというリスクを負うことになります。

お客様は、コメントを修正または削除するか、データ対象者リクエストポータルから要望を提出することにより、IIEが管理する公開フォーラムでお客様の個人データを使用することへの同意を撤回することができます。なお、 同意を撤回しても撤回前の個人データの取り扱い方法は変更されませんが、以降、コメントは表示されなくなります。

保護者ならびにお子様への注意事項

IIEは、米国児童オンラインプライバシー保護法（Children’s Online Privacy Protection Act）および世界各国の同様の法律を遵守しています。IIEのウェブサイトは特にお子様を対象としておらず、お子様からの情報を積極的に求めることもしていません。また、保護者の適切な同意なしに、お子様から意図的に個人データを収集することもありません。一般的ではない場合（18歳未満の大学生からの問い合わせなど）を除いて、IIEのウェブサイトは18歳未満の利用者を想定していません。お客様が18歳未満の場合は、他の利用者がアクセス可能なIIEのウェブサイトへの投稿内容の削除を要求することができます。保護者の許可なく、該当する同意年齢に満たない人物から個人データを収集した可能性があると思われる場合は、データ対象者リクエストポータルを通じて要望を送信してください。

IIEが個人データを共有する人物・団体とは？

IIEは、いただいたお客様の個人データを以下の者と共有することがあります。

当社は、本ステートメントに開示されているものと異なる方法でお客様の個人データを他者と共有またはその他の方法で配布することはありません。当社は、お客様の特別な同意がない限り、お客様の個人データを販売、売り込み、貸与することはありません。当社は、本ステートメントに明示的に記載されている場合を除き、お客様の同意がある場合もしくは法律で要求または許可されている場合に限り、個人データを他の個人または企業に開示します。当社がお客様の個人データを本ステートメントに記載された人物以外の受領者に開示する場合は、個人データを収集する際にお知らせし、お客様の同意を得ることとします。

IIEからマーケティング情報を受け取っている人々

お客様が当社からのマーケティングコミュニケーションの受信を選択した場合、お客様は、お客様の個人データが、パーソナライズされたIIEのウェブサイト体験の提供、関連する製品、サービス、ベストプラクティス情報、業界のニュースやイベント、資金ニーズの情報の共有および/または当社や当社のビジネスパートナーが開発もしくは提供する製品やサービスに関する調査やその他の情報を送信するために電子メール、ダイレクトメールおよび/または電話による連絡に使用されることに同意するものとします。

当社は、お客様の特別な同意なしに、お客様に製品やサービスを直接販売促進する目的でお客様の個人データを第三者に提供することはありません。

マーケティングメールの受信に同意した後、当社からのメールの受信を停止したいと判断した場合は、そのメールのメッセージに記載されている「配信停止」リンクをクリックするか、メールの送信者に直接連絡し、これ以上メールを送信しないよう依頼してください。

同意を撤回しても、撤回前の個人データの使用には影響を及ぼしません。ただし、今後当社からお客様への連絡は行われなくなります。お客様が「配信停止」の依頼を送信してから、それが処理され、当社のシステムに反映されるまでには、わずかな遅れが生じる可能性があります。そのため、お客様が配信停止をした後も、限られた期間は当社から特定の連絡を送信し続ける可能性があります。ご不便をおかけいたしますが、ご理解のほどよろしくお願い申し上げます。

なお、お客様が所有するアカウント、お客様が提出した申請書、またはお客様が当社と締結した取引や契約に関連するマーケティング以外の電子メールは、引き続き送信される場合があります。

データ、質問、コメント、提案などを含め、お客様が電子メールまたはその他の手段で当社に送信した情報または資料は、申し込みや購入、寄付の一部として提出された個人データを除いて、機密情報として取り扱われることはありません。

「配信停止」オプションにご満足いただけない場合は、データ対象者リクエストポータルから要望をお送りください。

取引先を代表する者（個人・団体代表者）について

IIEは、契約上の理由から、取引関係および取引先の個人データを大切に取り扱います。当社は、当社の取引先がこの方針について当社の業務慣行に反映されていないと思われる場合には、データ対象者リクエストポータルを通じて依頼することで、速やかに対応するものとします。

当社は、お客様の特別な同意がない限り、お客様の個人データを販売、売り込み、貸与することはありません。当社は、要望がない限り、他団体に代わってメールマガジンを送信することはありません。

当社は、職業上の連絡先、支払情報、請求先住所、ギフト、イベント登録、支払の送付、または支払の受領を処理するために必要なその他の情報を収集する場合があります。当社は、進捗状況、活動、その他のプログラム関連情報に関する報告を共有することがあります。

IIEは、法律を遵守する目的や法律の要件に準拠する目的、もしくは法的手続きに従う目的でそれが必要であると誠実に判断できた場合、お客様のデータを使用する可能性があります。

IIEとのビジネス関係を通じてIIEデバイス、システム、ネットワークにアクセスする場合は、IIEの利用規約が適用されます。IIEシステムのユーザーは、IIEが管理するデバイス、システム、ネットワーク上でのプライバシーを期待すべきではありません。IIEのアセットは、ビジネス関係の遂行に必要のない個人データとビジネスデータを分離することでデータ保護を最大化しているため、非商用目的での利用は強く阻止します。

IIEプログラムに関わっている人々について

IIEは、スポンサー団体からプログラムの運営を請け負っています。スポンサー団体は資金を提供し、プログラムの大まかな方針、目標、目的を設定しています。IIEは、スポンサー組織による大まかな指示の下、プログラムの一部またはすべての管理運営を行います。スポンサー組織は、独自のデータ処理を行うことも可能です。

IIEプログラムに関わっている人々は、プログラムへどの程度関与しているかによってデータ保持要件が異なるため、以下のデータ対象者タイプに分類されています。

質問や不明な点がありましたら、データ対象者リクエストポータルをご利用ください。

プログラムのライフサイクルに関する個人データを処理する理由

IIEが個人データを処理するのは、記載された目的のために必要かつ要求される場合、もしくはお客様が自発的に提供することを選択した場合に限られます。

IIEが特別に分類した個人データを処理する上での最も一般的なシナリオは、プログラムへの参加資格を判断する目的でお客様の病歴を確認すること、身辺調査のために犯罪歴を確認すること、および、万が一お客様が扶養家族を同伴し、ビザのスポンサーやそ他の目的のために未成年者のデータを処理する必要がある場合は、その未成年者に関する情報も収集します。ほとんどの場合、その他の機密情報は、お客様が自発的に提供した場合にのみ処理されます。これには、願書の小論文で宗教的または政治的見解について言及する場合などが該当します。

プロセスプロセスの説明
学業審査と職業紹介参加者を受入機関や雇用主、その他の団体とマッチングさせる目的で、申込書の閲覧、審査、提出、および/または分析をすること。
卒業生の管理統計報告書の作成、同窓生との連絡、同窓会イベントの開催など、プログラムが終了した参加者のデータを管理をすること。
出願/選考プログラム参加者候補の選考および/またはプログラム参加者選考の通知を目的とした申込書の収集と審査を行うこと。IIEプログラムでは、本プロセスに自動データ処理は用いません。
身元調査規制遵守を目的とした、政府監視リストおよび身元情報の自動スクリーニングをすること。
緊急事態管理プログラム参加中の緊急事態に対する支援、対応、対処のこと。
イベント管理プログラムの充実またはIIEによる外部関与を含む目的で、登録、参加者のスケジュール、その他のイベント関連の活動を含むイベントの計画および/または実行をすること。
財務管理ACH、電信送金、小切手、その他の方法による、参加者、業者、その他の支払先との支払取引の処理のこと。
財務情報確認プログラム関連の費用/経費、財政的必要性、またはプログラムのその他の財政的要件を賄うための資金または収入の有無を確認すること。
保険/医療給付の加入および管理医療上の問題や緊急事態への保障を確保するために、参加者を医療給付制度に加入させること。
医療審査ビザ取得資格の決定、プログラムや活動への参加に影響を及ぼす可能性のある問題の特定、または追加的な便宜の手配を必要とする可能性のある問題の特定を目的とした医療データの審査をすること。
参加者との合意契約条件、任命条件、プログラム契約など、プログラム参加者とのあらゆる種類の合意文書を起草、送付、または受領すること。
参加者の進捗管理参加者がプログラムの要件を満たしていること、またはアワードの修了に向けて順調に進んでいることを確認するための、学業、雇用、その他のデータの収集と分析をすること。
プログラムの評価プログラム/参加者の状態、影響、プログラムの運営に関連するその他の正当な利益を理解または評価する目的でデータを報告、エクスポート、またはコンパイルすること。
プログラムの推進とアウトリーチプログラムへの申し込みの勧誘やメールマーケティングなど、IIEおよび/またはIIEプログラムの宣伝をすること。
プログラムの報告進捗状況、活動、その他のプログラム関連情報についての報告書を作成し、共有すること。
記録の作成/管理プログラムの管理を実施する目的で、IIEのシステムに電子的またはその他の方法で記録を作成し、保持すること。
税務支援IIEの参加者に代わって確定申告書を作成または提出すること。
旅行の管理IIEまたは業者がIIEに代わって国内もしくは海外旅行を計画もしくは予約すること。
ビザのスポンサーシップSEVIS/ビザのスポンサーシップ記録の作成、監視、維持をすること。

IIEがプログラムのライフサイクルに関連する個人データを受け取ったり共有したりするのは誰か？

IIEは、上記のプロセスを実行するために、お客様の個人データを第三者に送信したり、第三者から受領したりすることがあります。これらの第三者には以下が含まれます。

法律によって要求される場合もしくは適用される法律/規制を遵守するというIIEの正当な利益のために必要となる場合、その他の第三者機関には、IIEを代理する法律顧問、裁判所、法廷、規制当局、政府当局、法執行当局などが含まれることになります。

IIEはプログラムライフサイクルに関わる個人データの削除要請にどう対応しているのか？

データ対象者の種類データ保持コメント削除要請への対応
申請書が未提出のプログラム申請者 削除
申請書を提出したもののプログラムに選ばれなかったプログラム申請者処理期間はスポンサーによって決定され、米国政府のデータ保持に関するガイドラインに準拠します。匿名化。分析および/または調査目的のために保持される人口統計情報
プログラムへの参加者および卒業生処理期間はスポンサーによって決定され、米国政府のデータ保持に関するガイドラインに準拠します。さらに、IIEは、米国連邦規則に準拠し、受け入れた参加者の交流訪問者プログラムに関するすべての記録を、少なくとも3年間保存しなければなりません。保管期間に従って保管します。

求職者とIIEの内部関係者

求職者およびIIEに所属する人物は、応募および/または雇用契約の一環として、個人情報の取り扱いに同意するものとします。

IIEのデバイス、システム、ネットワークを活用する人々は、IIEが管理するアセット上でのプライバシーを期待するべきではありません。データ保護の効果を最大化するため、IIEのアセットの非商用利用は推奨されません。IIEは、従業員の個人データをさらに保護するため、業務データを個人データから分離することを強く推奨しています。

質問や不明な点がある場合は、HRビジネスパートナーにお問い合わせいただくか、データ対象者リクエストポータルから要望をお送りください。

求職者またはIIE内部の人々の個人データを処理する目的は？

IIEが個人データを処理するのは、記載されている目的のために必要かつ要求される場合、またはお客様が自発的に提供されることを選択した場合に限ります。

人事個人データの種類プロセスプロセスの説明
各種手当·       手当の管理 ·       支払い/経費の払い戻し·       扶養家族の資格手続き、欠勤・休暇の監視、保険および事故の管理、オンライン総合報奨情報および明細書の提供を含む、医療手当、歯科手当、視力矯正手当、通勤手当、退職手当、学生手当。 ·       個人、管理部門、部門別賞与プールへの賞与支給額の割り当てを含む給与計算管理、支払の管理、経費の支払い、その他報酬関連の支払管理。
コンプライアンス就労資格の監視特定の場所で働くことができるかどうかを監視し、コンプライアンスを確保すること。
家族へのコンプライアンス、医療·       ヘルスケア関連データの処理 ·       適用される法律または規制要件の遵守·       ベンダーとのクレーム管理サポート、家族・医療休暇の資格とコンプライアンス、職務への適合性/休暇後の職場復帰。必要に応じて、ワクチンやその他の病歴を収集することもある。 ·       人数、管理情報、人口統計、健康、安全、セキュリティ、プライバシーの報告を含む、法的（地方、州、連邦）および社内報告義務。
人事·       国際赴任の管理 ·       緊急時の支援 ·       人事考課の実施 ·       職場環境の改善 ·       連絡先の管理 ·       従業員への人事管理、財務、旅行サービスの提供·       引っ越しサービス、赴任条件の文書化、関連する統合文書の取得、ベンダーサービスの開始、本国/ホスト国の税務管理および申告義務の履行、健康要件への対応。 ·       個人的またはビジネス上の緊急事態に備えた扶養家族の連絡先情報の管理。 ·       業績評価、キャリアプランニング、スキルモニタリング、社内移動、昇進、スタッフのリストラ。 ·       従業員調査の実施、従業員に関する上級管理職へのデータ提供、研修の実施。 ·       IIEシステムの連絡先情報が最新であるかどうかの確認。 ·       従業員データの管理およびサポートサービス、離職管理、承認および認可手続き、従業員請求の管理および処理、出張管理。
雇用·       雇用雇用に関連する身辺調査および連邦政府によって義務付けられているアファーマティブ・アクション・プログラムの報告に伴うチェック。
システム·       IIEのウェブサイトおよびネットワーク接続資産のセキュリティ維持 ·       業務に関連するライセンスと資格情報の監視·       コンピュータシステムおよびインフラストラクチャのホスティングおよびメンテナンス、IIEのソフトウェアおよびハードウェア資産の管理、新システムの開発やコンピュータシステムのエンドユーザーテストなどのシステムテスト、トレーニング、電子メールおよびインターネットアクセスの監視。 ·       従業員が業務上使用するソフトウェアライセンスのプロビジョニング、コンプライアンス、トレーニング、試験、およびその他の要件が規制機関により満たされているかどうかの確認。

IIEは、求職者およびIIE内部関係者の個人データを誰と共有するのか？

IIEは、上記のプロセスを実行するために、お客様の個人データを第三者に送信したり、第三者から受領したりすることがあります。これらの第三者には以下が含まれます。

法律によって要求される場合もしくは適用される法律/規制を遵守するというIIEの正当な利益のために必要となる場合、その他の第三者機関には、IIEを代理する法律顧問、裁判所、法廷、規制当局、政府当局、法執行当局などが含まれることになります。

IIEは、求職者およびIIE内部関係者のデータ削除要請にどのように対応しているか？

利用規定および雇用関連の個人データ処理への同意が雇用の必須条件となりますので、ご了承ください。

データ対象者の種類データ保持コメント削除要請への対応
求職者採用データは、IIEにより電子形式で3年間保存されるものとします。その人物がIIEに雇用された場合は、適用される保存期間は雇用関係の終了日とします。その他のデータについては、適用される保存期間は、関係する人事措置が行われた日か、データがIIEにより作成もしくは受領された日のいずれかのうち遅い日とします。保管期間に従って保管します。
IIEの内部関係者該当する保持イベントは、雇用関係の終了日です。 職員、各種手当、システム、その他の人事データは電子形式で6年間保存されます。家族、医療、コンプライアンスに関するデータは3年間、労災データは18年間、有害物質の曝露データは30年間保存されます。IIEは、米国市民権および移民局認可のフォームI-9（従業員就労資格証明書）は、雇用日から3年間、または従業員の解雇日から1年間のうち、いずれか遅い方の期間保管されます。保管期間に従って保管します。

データ対象者の権利

お客様は、IIEに、ご自身の個人データの処理に関する問い合わせを送信することができます。また、ご自身の個人データの処理に関して同意した場合は、その同意の撤回が可能です。さらに、IIEが当社の業務に関連して処理する個人データに関して、ご自身の個人データの削除を要求するなどの懸念事項に対処することができます。

ただしこれには、お客様の要望に応えることで他の人物の個人データが明らかになる場合、またはIIEが法律で保持を義務付けられている、もしくは保持することに正当な利益がある情報の削除をお客様が求める場合など、いくつかの制限が設けられています。IIEは、法律で義務付けられている範囲内において、また法律で義務付けられている期間において、業務上の関係の存在に関する記録を保持することがあります。例えばIIEは、個人データを保持することでお客様からの個人データ削除の要請を確実に履行します。

個人データの使用、開示、処理に制限を課すことにより、参加に必要な特定のサービスの資格を失う可能性があることにご注意ください。

データ対象者の権利の行使方法

IIEのデータ対象者リクエストポータルを使用し、要望を送信してください。IIEは、メールアドレスの確認後、本人確認を行った上で可能な限り速やかにリクエストを処理します。

IIEによる個人データの取り扱いに不満がある場合は、データ対象者リクエストポータルから連絡をいただければ、善処いたします。

IIEによるデータ対象者リクエストの処理方法

データ対象者リクエストを送信すると、入力されたメールアドレス宛にメールアドレスの確認を求めるメールが送信されます。メールアドレスの確認が完了するまで、IIEがデータ対象者リクエストを処理することはありません。

メールアドレスの確認が完了すると、IIEはお客様からの要望を適切なチームに転送して本人確認を行い、IIEがお客様の個人データを処理しているかどうかを確認します。

その後、IIEはお客様からの要望に対して適切な対応をします。お客様には、IIEプライバシーポータルを通じてすべての通知と連絡が送信されます。

お問い合わせ先

IIEデータ保護責任者/苦情処理責任者

Institute of International Education, Inc.
One World Trade Center, 36th Floor
New York, NY 10007Privacy@iie.org